Cuentas por Pagar
Cuentas por Pagar da seguimiento a lo que les debes a tus proveedores. Sube una factura e Iraca la lee por ti, o ingrésala a mano —de cualquier forma, tú la apruebas, registras pagos contra ella y recibes recordatorios antes de que venza algo.
Es una mitad de Facturación y Cuentas por Pagar, que está incluida en todos los planes, también en Free — no hay nada que comprar ni activar. Tus libros registran lo que publica de todas formas; Libros e Informes Financieros (incluido desde el plan Standard) es donde los ves. La otra mitad es la facturación a tus clientes —lo que facturas y lo que debes, en un solo lugar.
Dónde encontrarla
La sección Finanzas de la barra lateral contiene Cuentas por Pagar y Solicitudes de Cotización, junto a las herramientas orientadas al cliente Facturas, Cotizaciones y Antigüedad de CxC. En la página de Facturación aparece en Incluido en tu plan.
Cuentas por Pagar registra cada factura y pago aprobado en tu libro contable en todos los planes. Lo que Libros e Informes Financieros añade es un lugar para verlo: balanza de comprobación, estados financieros, cierre de mes y asignación del catálogo de cuentas. Está incluido desde Standard; Cuentas por Pagar en sí no depende de él.
Importar una factura
Abre Finanzas → Cuentas por Pagar y haz clic en Importar desde archivo. Suelta una foto, PDF u hoja de cálculo de una factura de proveedor —Iraca la lee y completa el proveedor, número de factura, fechas y cada línea de partida por ti. Si el proveedor coincide con un proveedor existente, se vincula automáticamente; de lo contrario, elige uno de la lista. Revisa los detalles extraídos, ajusta lo que necesite y guarda.
¿Prefieres escribirla tú mismo? Haz clic en Nueva factura en su lugar —abre la misma pantalla de revisión, vacía, lista para entrada manual.
Si guardas una factura con el mismo número de factura que una ya registrada para ese proveedor, Iraca la marca como un posible duplicado para que puedas verificarla antes de continuar.
Subtotal, impuesto y otros cargos
Debajo de las líneas de partida, un panel de totales captura todo lo que compone la factura:
- Subtotal —sumado automáticamente a partir de las líneas de partida.
- Impuesto, Envío y Otros cargos —se suman al total.
- Descuento —se resta del total.
El Total se actualiza en vivo como subtotal + impuesto + envío + otros cargos − descuento, así que lo que guardas siempre coincide con la cifra impresa en la factura del proveedor. Cuando importas un archivo, Iraca pre-completa el impuesto, envío y cualquier descuento que encuentre —tú solo los confirmas. Mantén estos en sus propios campos en lugar de agregarlos como líneas de partida adicionales, para que la factura no se cuente doble y cada cargo se registre en el lugar correcto de tu libro contable cuando se apruebe la factura. (Un descuento no puede ser mayor que el subtotal más los cargos.)
Crear una factura desde una orden de compra
La forma más rápida de facturar una entrega es empezar desde la propia orden de compra. Abre una orden de compra recibida (o recibida en parte) y haz clic en Crear factura por pagar. Iraca crea una factura pendiente de revisión para ese proveedor, ya vinculada a la orden, con una línea por artículo según la cantidad que recibiste y el costo de la orden de compra. La fecha de vencimiento sale de las condiciones de pago del proveedor cuando las tiene (por ejemplo, Net 30).
Llegas a la nueva factura. Haz clic en Editar para añadir el número de factura del proveedor (lo necesitas para aprobarla) y cualquier impuesto, envío o descuento de su documento, y luego apruébala. Si no cambias los montos de las líneas, la factura libera exactamente lo que se acumuló cuando llegó la mercancía, sin variación de precio.
Algunas cosas a tener en cuenta:
- Primero recibe la mercancía. El botón solo aparece cuando se ha recibido algo. Hasta entonces no hay nada en Mercancía Recibida Sin Facturar que la factura pueda liberar.
- Una orden recibida en parte factura lo que ha llegado. Cada orden de compra se puede facturar una sola vez, así que si falta mercancía por llegar, quizá prefieras esperar al resto antes de crear la factura.
- Cuando ya existe una factura, la orden de compra muestra Ver factura por pagar, que te lleva directamente a ella.
Emparejar una factura con una orden de compra
Si la factura es por mercancía que pediste y recibiste a través de una orden de compra, vincula ambas. Haz clic en Editar en una factura pendiente, elige el proveedor, y selecciona la orden de compra de la lista Orden de compra. La lista muestra las órdenes recibidas-pero-sin-facturar de ese proveedor, cada una con el monto que Iraca acumuló cuando llegó la mercancía —así puedes verificarlo contra el total de la factura antes de vincular.
Esto importa para tus libros. Cuando recibes mercancía contra una orden de compra, Iraca registra el inventario como un activo de inmediato, junto con una acumulación correspondiente llamada Mercancía Recibida Sin Facturar —tienes la mercancía, pero el proveedor todavía no te ha facturado. Vincular la factura le indica a Iraca que esta es la factura de esa mercancía, así que aprobarla libera la acumulación y traslada el monto a Cuentas por Pagar, en lugar de contar el mismo inventario una segunda vez.
Si el proveedor cobró un monto diferente al acumulado, la diferencia se registra como una variación del precio de compra. Eso es normal —los precios cotizados y facturados a menudo difieren ligeramente.
Cada orden de compra puede facturarse una sola vez. Si anulas una factura, su orden de compra vuelve a estar disponible para que puedas emitir una corregida.
Las facturas que no corresponden a una orden de compra —renta, servicios públicos, servicios profesionales, y la mayoría de los demás gastos— no necesitan vínculo y se comportan exactamente como antes.
Aprobar y pagar
Una factura recién guardada comienza como Pendiente de Revisión. Mientras esté en este estado, haz clic en Editar para corregir el proveedor, el vínculo con la orden de compra, las fechas, el impuesto/envío/otros cargos, o las notas (las líneas de partida aún no son editables —vuelve a importar o reingresar la factura si una línea necesita cambiar). Cuando todo se vea correcto, haz clic en Aprobar —esto registra la factura en tu libro contable y bloquea la factura de más ediciones.
Lo que se registra depende de si la factura está vinculada a una orden de compra. Una factura vinculada libera la acumulación de Mercancía Recibida Sin Facturar y acredita Cuentas por Pagar. Una factura no vinculada debita la cuenta de gasto o inventario de cada línea y acredita Cuentas por Pagar.
Una vez aprobada, haz clic en Registrar Pago para anotar un pago contra ella —completo o parcial. Cada pago registra su propio asiento contable (acreditando Efectivo) y actualiza el estado de la factura: Pago Parcial hasta que se cubra el saldo completo, y luego Pagada.
Anular una factura
¿Aprobaste la factura equivocada, o la vinculaste a la orden de compra incorrecta? Haz clic en Anular en una factura aprobada que no tenga pagos registrados. Iraca registra un asiento de reversión con fecha de hoy (así la aprobación original queda en tu diario), marca la factura como Anulada y libera su orden de compra para que puedas emitir una corregida. Anular requiere el mismo permiso que aprobar.
Una factura que sigue Pendiente de Revisión se elimina en lugar de anularse —nunca llegó a tu libro contable. Una factura con un pago registrado no puede anularse, porque el pago quedaría sin nada que liberar; por ahora, corrígela con un asiento manual.
Recordatorios de vencimiento
Todos los días, Iraca revisa las facturas aprobadas que vencen dentro de los próximos 7 días o que ya están vencidas, y envía a los propietarios y administradores de tu cuenta un resumen por correo. La tarjeta Cuentas por Pagar Próximas en tu panel muestra lo mismo de un vistazo —cuántas facturas están abiertas, cuánto se debe, y cuántas están vencidas.
Lo que esta extensión aún no hace
Cuentas por Pagar da seguimiento a lo que debes y te recuerda pagarlo —no les paga a los proveedores por ti. Sigues enviando el pago a través de tu propio banco o de la forma en que le pagas a tus proveedores hoy, y luego lo registras en Iraca. Tampoco hay todavía inicio de sesión para proveedores; las facturas se suben o ingresan por tu propio equipo.