Contar tu inventario con Iris
Un conteo de inventario te dice qué hay de verdad en tus estantes, qué falta y cuánto vale. Iris te guía en cuatro pasos: elegir qué contar, contarlo (en papel, en una tableta o escaneando), revisar las diferencias en dinero y aplicarlas. Tus pedidos siguen saliendo todo el tiempo, y nada cambia en tu inventario hasta que alguien toca Aplicar conteo.
Hay tres maneras de empezar:
- Inventario → Bodegas → Contar inventario
- Inventario → Productos → Edición masiva → Contar inventario, que empieza con el almacén que tenías elegido ahí
- Quiero… → Contar mi inventario
Todos los conteos que has hecho se guardan en Inventario → Productos → Conteos, cada uno con su propio registro, que puedes imprimir.
Quién puede hacer qué
Cualquiera que pueda ver tu inventario puede empezar un conteo e ingresar conteos, así que las personas de la bodega pueden contar. Aplicar un conteo, cerrarlo sin aplicar y Empezar de nuevo cambian tus registros de inventario, así que necesitan a un propietario o administrador, o un rol de equipo que pueda ajustar inventario. Los demás ven "Pídele a alguien que pueda ajustar el inventario que aplique este conteo."
1. Qué contar
Elige el almacén y luego qué contar en él:
- Todo lo del almacén
- Una categoría
- Tipos de producto (ingredientes, productos terminados, insumos)
- Productos elegidos, buscados por nombre, SKU o código de barras
- Un conteo cíclico: una cantidad fija de productos, ya sea los que más valen en el estante o los que llevan más tiempo sin contarse. Contar pocos productos a menudo es más fácil que contarlo todo de una vez, y en unas semanas cubre todo el almacén.
Iris arma entonces la lista de conteo. Algunas cosas que conviene saber:
- Los productos con seguimiento de lotes tienen una línea por cada lote con existencias en el almacén, más una línea de Lote no registrado para las unidades que encuentres con un número de lote que no está registrado.
- Los kits hechos de componentes no tienen línea. El inventario de un kit sale de sus componentes, así que cuenta esos.
- Los almacenes de cuarentena no aparecen. El inventario en cuarentena se libera, no se cuenta.
Una vez armada, la lista queda fija. Para contar otra cosa, elige Empezar de nuevo: el conteo se cancela y queda en tu lista de Conteos, y nada cambia en tu inventario.
2. Hojas de conteo y tabletas
- Descargar hoja de conteo (PDF) te da un PDF para imprimir con todas las líneas, en el orden de los estantes (por ubicación, como una lista de picking), con una columna en blanco para anotar el conteo. No muestra cuánto espera Iraca, así que quien cuenta anota lo que ve.
- Para contar en una tableta o un teléfono, escanea el código QR o copia el enlace. Abre este mismo conteo.
3. Contar
Cada línea muestra el producto, su SKU, la ubicación, el lote y la cifra que Iraca espera. Ingresa lo que encuentres:
- Escribe el número y sigue. Cada línea se guarda por su cuenta en cuanto sales del campo.
- En una tableta, usa − y +.
- Escanea con un lector de códigos de barras (escribe en el campo de escaneo) o con la cámara. Cada escaneo suma uno, como en una lista de picking. Si el producto lleva lotes, Iris muestra sus lotes y te pregunta cuál tienes en la mano.
- Omite una línea que no vas a contar hoy. Las líneas omitidas quedan como están.
- En una línea de Lote no registrado, ingresa el número de lote y el vencimiento de las unidades que encontraste. Sin número de lote no se pueden sumar a tu inventario.
Los productos que cuentas uno por uno llevan números enteros; los que se miden por peso o volumen (como lb) pueden llevar decimales.
Varias personas pueden contar el mismo conteo a la vez, cada una en su dispositivo. La barra de progreso de arriba muestra cuántas líneas están hechas y quién contó qué.
Importar conteos desde una lista
Si tus conteos están en una hoja de cálculo, elige Importar conteos. Pega o sube una lista con el SKU y la cantidad, más el lote y el vencimiento para productos con lotes. Revisar muestra cada fila y cualquier problema (un SKU desconocido, un producto que no está en este conteo, una fila repetida, un kit) antes de guardar nada. Luego Guardar registra las filas buenas, igual que si se hubieran escrito.
Por qué un conteo usa lo que había cuando se contó cada línea
Contar un almacén puede tomar una tarde, y los pedidos siguen saliendo mientras cuentas. Por eso Iris recuerda, para cada línea, cuánto tenía Iraca registrado en el momento en que la contaste, y al aplicar el conteo registra solo la diferencia.
Digamos que Iraca tenía 12 cajas de un producto cuando contaste 10. Más tarde ese día salen 3 cajas, así que Iraca muestra 9. Al aplicar el conteo se descuentan las 2 cajas que faltaban y terminas con 7. No deja la cifra en 10, lo que devolvería las 3 cajas que ya salieron. Si vuelves a contar una línea, se compara con lo que había en ese nuevo momento.
Esto es distinto de Edición masiva, que deja el inventario en el número que escribes. Eso sirve para una corrección rápida, pero no para un conteo que toma horas.
4. Revisar las diferencias
La revisión muestra, para cada línea, lo esperado, lo contado, la diferencia y su valor al costo del producto cuando se contó. Arriba están los totales: faltantes, sobrantes y el cambio neto, con las diferencias más grandes primero. Puedes ordenar, filtrar y buscar.
Iris marca las líneas que merecen otra mirada:
- Diferencia grande: al menos el 20% de lo esperado y que valga al menos 50.00 en tu moneda
- Sin contar: líneas que nadie contó ni omitió (quedarán como están)
- Los lotes no cubren este faltante: un producto con lotes contado por debajo de lo que tienen sus lotes registrados
- No se aplicará, con el motivo, para cualquier otra línea que aplicar rechazaría
Para revisar una línea otra vez, márcala y elige Volver a contar. Su conteo se borra y vuelve a contarse, y el registro del conteo anota quién la devolvió y cuándo. Cuando estés conforme, Marcar como revisado (opcional) le avisa a tu equipo.
5. Aplicar
El último paso muestra lo que hará aplicar: las líneas que cambiarán, el valor de los faltantes y sobrantes, y las líneas que quedarán como están. Aplicar conteo lo registra con un toque:
- Cada línea se registra por su cuenta. Una línea que no se puede aplicar (por ejemplo, un lote que ya no tiene suficiente) se informa con su motivo, y las demás se aplican igual.
- Las líneas sin contar, omitidas o contadas como se esperaba quedan como están.
- Los faltantes se dan de baja y los sobrantes se registran como inventario encontrado, ambos en Ajustes de inventario en tu contabilidad, al costo del producto.
- Cada canal de venta afectado recibe el nuevo inventario una vez.
Después de aplicar ves qué cambió línea por línea, y el conteo ya no se puede editar.
Cerrar sin aplicar no cambia nada. El conteo queda abierto con sus conteos, para retomarlo y aplicarlo más tarde desde su registro.
El registro del conteo
Todos los conteos están en Inventario → Productos → Conteos (también en la página de Bodegas), del más reciente al más antiguo. Filtra por estado (abiertos, aplicados, cancelados) o por almacén, y abre un conteo para ver su registro:
- quién lo empezó y cuándo, y quién lo aplicó y cuándo (o cuándo se canceló)
- quién contó cuántas líneas, y los reconteos
- cada línea: lo esperado, lo contado, la diferencia y su valor, quién la contó y cuándo, y qué hizo aplicar con ella
- lo que se registró en Ajustes de inventario: cuánto se dio de baja, cuánto se encontró y el neto, con la cantidad de movimientos de inventario (su referencia es
COUNT-y el número del conteo)
Los totales de arriba usan el costo de cada producto cuando se contó su línea; la contabilidad usa el costo del día en que se aplicó el conteo. Solo difieren si un costo cambió durante el conteo.
Imprimir abre el registro completo, con todas las líneas, listo para imprimir o guardar como PDF desde el diálogo de impresión de tu navegador.
Para un conteo que sigue abierto, el registro ofrece Seguir contando, o Retomar este conteo si se cerró sin aplicar.
El siguiente conteo cíclico
Cuando un conteo se aplicó, su pantalla final y su registro proponen el siguiente conteo cíclico: los productos de ese almacén que llevan más tiempo sin contarse (los que nunca se contaron van primero), con los primeros nombrados. Toma tantos productos como el conteo que acabas de terminar si fue un conteo cíclico, y 20 si no. El enlace abre un conteo nuevo con esa elección ya hecha; la revisas y tocas para armar la lista.
Bueno saber
- Un conteo cubre un almacén. Para contar varios, empieza un conteo para cada uno.
- La cifra esperada se ve en pantalla mientras cuentas, pero nunca en la hoja de conteo impresa.
- Un conteo cancelado queda en tu lista de Conteos como registro.
- Tu actividad muestra una entrada cuando se aplica un conteo, no una por línea.