Contactos — Clientes y Proveedores
Los contactos son las personas y negocios a quienes vendes y a quienes compras. Un cliente recibe los pedidos que envías; un proveedor es a quien le compras insumos. Mantener actualizados los datos de un contacto asegura que los pedidos se envíen al lugar correcto y que los documentos muestren la información correcta.
Los encontrarás bajo Contactos.
Qué contiene un contacto
- Identidad — nombre, correo electrónico y teléfono.
- Una dirección predeterminada registrada — calle (línea 1 y 2), ciudad, estado, código postal y país, almacenados tanto como campos separados como una dirección combinada.
Para un cliente, la dirección importa: es el destino de envío predeterminado para cualquier pedido que crees para él. Por eso la dirección es obligatoria al agregar un cliente — incluso cuando agregas uno en línea desde el diálogo de Nuevo Pedido. Para un proveedor, la dirección es opcional.
Cómo se usa la dirección
La dirección guardada del contacto es el destino de envío predeterminado para los pedidos que creas manualmente. Cada pedido también conserva su propio destino de envío, así que:
- Cambia la dirección de un contacto para actualizar su predeterminado en pedidos futuros.
- Cambia el destino de envío de un pedido para redirigir ese envío en particular sin tocar el contacto.
Esto mantiene limpio el perfil de un cliente frecuente incluso cuando pedidos individuales van a lugares diferentes. Consulta Crear y Gestionar Pedidos para editar el destino de envío de un pedido.
Contactos desde tus canales
Cuando los pedidos se sincronizan desde un canal conectado, Iraca crea o actualiza un contacto para cada comprador automáticamente. Encuentra un contacto existente por correo electrónico, o por nombre si no hay correo electrónico, para que el mismo comprador no se duplique entre pedidos. El destino de envío por pedido del pago se guarda en el pedido, dejando intacta la dirección registrada del contacto compartido.
Editar un contacto
Haz clic en Editar en cualquier fila de contacto para cambiar su tipo, nombre, correo electrónico, teléfono o dirección. La dirección se ingresa por partes —calle, ciudad, estado, código postal, país— y la dirección combinada que aparece en los documentos se reconstruye a partir de ellas, así que corregir un código postal nunca deja el anterior visible en otro lugar.
Solo los propietarios y administradores pueden agregar, editar o eliminar contactos.
¿Envías a más de una dirección? No necesitas un segundo contacto para eso. Configura la dirección habitual del contacto y cambia el destinatario en el pedido individual — consulta Crear y gestionar pedidos.
Condiciones de crédito: quién puede comprar a crédito
Por defecto, ningún cliente mayorista tiene crédito. Cada pedido que hagan —ya sea que lo crees tú o que lo hagan ellos desde su portal de clientes— se rechaza hasta que tú (o una solicitud aprobada) les otorgues condiciones de crédito: 15, 30, 45 o 60 días netos.
Hay dos formas de que un cliente obtenga condiciones:
- Otorgarlas directamente. Edita el contacto y elige un plazo en Condiciones de crédito. Esto también registra quién lo aprobó y cuándo, algo que no ves en el formulario pero que queda guardado.
- Aprobar su propia solicitud. Un cliente puede pedir crédito desde la página de su cuenta en el portal. Las solicitudes esperan en Solicitudes de crédito, un botón en la página de Contactos (muestra un contador cuando hay algo pendiente). Ábrelo para ver qué pidió y cualquier nota que haya dejado, luego Aprueba —opcionalmente con condiciones distintas a las pedidas y fijando un límite de crédito en el mismo paso— o Rechaza con un motivo, que el cliente verá.
Un cliente solo puede tener una solicitud pendiente a la vez; si le dices que no, puede enviar otra una vez que hayas decidido.
Condiciones de pago: lo que dicen sus facturas
El campo Condiciones de pago de un cliente mayorista es el texto que aparece en sus facturas, como «Neto 30» o «Pago al recibir». Iraca también lo usa para calcular la fecha de vencimiento de una factura cuando tú no la indicas. Un cliente mayorista nuevo empieza con el valor predeterminado de tu negocio en Ajustes de ventas al por mayor, si lo definiste; un cliente minorista no puede tener condiciones de pago.
No es lo mismo que las condiciones de crédito. Estas deciden si el cliente puede comprar a crédito; las condiciones de pago solo son lo que la factura dice sobre cuándo pagar. Configura ambas.
Límites de crédito
Una vez que un cliente tiene condiciones, un límite de crédito fija cuánto puede deberte en un momento dado. Se configura en la ficha del cliente: haz clic en Editar y completa Límite de crédito. Si lo dejas en blanco no hay tope, solo la decisión de condiciones de arriba; así empieza un cliente recién aprobado a menos que fijes uno en el mismo paso.
Debajo del campo, Iraca te muestra cuánto debe ese cliente ahora mismo y cuánto margen queda, para que fijes el número sobre algo real en lugar de adivinar.
Qué pasa cuando lo alcanzan
La verificación ocurre al confirmar un pedido de venta que creaste a mano, y también en el momento en que un cliente intenta hacer o pagar un pedido desde su portal. Si eso lo dejaría por encima de su límite —o si aún no tiene condiciones de crédito—, el pedido no se crea (desde el portal) ni se confirma (de tu lado), y se te muestran las cifras detrás de la decisión: lo que ya debe, cuánto suma este pedido, su límite y por cuánto lo excede.
Nada de lo ya hecho se pierde: queda en borrador. Tienes varios caminos:
- Registrar un pago de lo que ya debe, lo que libera el crédito de nuevo.
- Aumentar su límite de crédito en el contacto.
- Otorgar condiciones de crédito, si eso es en realidad lo que falta.
Deliberadamente no hay un botón de "confirmar de todos modos". Aumentar el límite u otorgar condiciones es una decisión sobre el cliente que queda en su ficha, donde puedes verla después; una excepción de un clic en un solo pedido no deja rastro de quién decidió qué.
Qué cuenta para el saldo
La misma cifra que tu reporte de Antigüedad de Cuentas por Cobrar muestra para ese cliente:
- Facturas emitidas que aún no están pagadas por completo.
- Pedidos despachados que aún no has facturado.
Ambos son dinero que ya te deben. Un pedido que el cliente hizo pero que aún no has despachado no cuenta: no se debe nada hasta que sale por la puerta. Si quieres que el límite actúe antes, fíjalo más bajo para dejarte ese margen.
El pedido se pesa por su total completo, impuesto sobre las ventas incluido, porque esa es la cantidad que se le facturará al cliente.
Dónde no aplica
- Órdenes de compra — ese es tu crédito con un proveedor, no el suyo contigo.
- Pedidos de marketplace — la plataforma ya cobró al momento del pago.
- Pedidos sin cliente — no hay ficha que pueda tener un límite.
Clientes minoristas y mayoristas
No todos los clientes son empresas. Quien compra un frasco en tu tienda en línea y un distribuidor que compra cuarenta cajas al mes son los dos "clientes", pero casi nada de lo que necesitan coincide — por eso cada cliente se marca como Minorista o Mayorista.
Los clientes mayoristas tienen las herramientas B2B:
- Listas de precios y descuentos por volumen
- Condiciones de crédito aprobadas y límite de crédito
- Condiciones de pago
- Acceso al portal de clientes
Los clientes minoristas no tienen ninguna de esas, y los controles simplemente no aparecen en ellos. Ese es el punto: un consumidor nunca necesita un precio negociado ni 30 días para pagar, y ocultar esas opciones mantiene tu lista de contactos manejable.
Con cuál empieza cada cliente
- Los clientes que agregas tú empiezan como Mayorista. Es la suposición razonable: normalmente estás agregando una empresa.
- Los clientes de tu tienda en línea se agregan como Minorista automáticamente. Cuando entra un pedido de WooCommerce, Shopify o Etsy, el comprador se convierte en contacto, y quien compró en una tienda es un consumidor.
Puedes cambiarlo cuando quieras en el contacto, y el cambio se mantiene: un cliente de tienda que promuevas a Mayorista sigue siendo Mayorista, aunque vuelva a comprar en tu tienda.
Usa el filtro Todos los clientes encima de la lista para mostrar solo un tipo. En una tienda con mucho movimiento es la forma más rápida de encontrar tus cuentas comerciales.
Cambiar un cliente a Minorista
Si el cliente ya tiene datos mayoristas —grupo de precios, descuento, condiciones de crédito aprobadas, límite de crédito, condiciones de pago, lista de precios o acceso al portal— Iraca no te dejará cambiarlo a Minorista hasta que los quites, y te dice cuál es el que estorba.
Es a propósito. Un límite de crédito es una cifra que negociaste y una lista de precios es un conjunto entero de ellas; ninguna debería desaparecer porque alguien cambió un menú desplegable. Borrar las condiciones de crédito (y el límite) en el mismo guardado funciona sin problema: lo que te bloquea es un dato olvidado, no el acto de ordenarlo.
Dar a un cliente su propio acceso
Los clientes mayoristas pueden tener su propio acceso, para consultar sus pedidos y facturas sin preguntarte y repetir un pedido por su cuenta. Haz clic en Acceso al portal en la fila de un cliente mayorista para invitar a alguien.
El botón aparece solo en clientes mayoristas: un proveedor no tiene pedidos ni facturas tuyas que consultar, y un consumidor minorista no necesita una cuenta. Consulta Portal de Clientes para saber qué pueden ver y qué no, y cómo un pedido repetido llega como un borrador normal a tu lista.