Gestionar tu Catálogo de Insumos
Los insumos son los materiales físicos que usas en tus operaciones — empaques, ingredientes, materias primas, productos de limpieza, cinta, etiquetas, y demás. El catálogo de Insumos vive bajo Compras → Insumos y te da una lista buscable y filtrable de todo lo que tienes en stock.
Agregar un insumo
- Ve a Compras → Insumos
- Haz clic en Nuevo Insumo
- Completa los detalles:
- SKU — un código único para este artículo (sugerido automáticamente según tu secuencia de SKU existente; los UPC se ignoran para la sugerencia — ingrésalos en el campo Código de Barras)
- Nombre — cómo se llama el insumo
- Descripción — notas de texto libre opcionales
- Tipo — asigna un Tipo de Insumo para agrupar y filtrar este artículo (ver abajo)
- Unidad de medida — cómo se cuenta el artículo:
caja,rollo,unidad, etc. - Costo unitario — costo por unidad para reportes
- Código de barras — UPC u otro código de barras
- Proveedor preferido — el contacto al que sueles comprarlo. Opcional, y editable después desde la página de detalle del insumo. Es lo que agrupa las sugerencias de reposición en la página de Compras — ver Sugerencias de Reposición
- Alertas de stock bajo — déjalo activado para que este artículo aparezca en los avisos de stock bajo y en las sugerencias de reposición cuando baje a su punto de reorden
- Punto de reorden — la cantidad a partir de la cual el artículo se considera bajo, en su unidad más pequeña (bolsas, no cajas). Se aplica a tu almacén predeterminado; sin él, el artículo nunca aparece en los avisos de stock bajo ni en las sugerencias de reposición. Puedes cambiarlo en cualquier momento editando el insumo
- Se compra por paquete — ver Insumos que se compran por caja más abajo
- Haz clic en Guardar
Insumos que se compran por caja
La mayoría de los insumos se usan de a uno pero se compran a granel. Tomas una bolsa del estante para una receta, pero compras las bolsas de a 500 por caja.
Iraca resuelve esto con una sola regla: un insumo siempre se almacena, se cuenta y se consume en su unidad más pequeña — la bolsa. La caja existe únicamente al momento de comprar.
Por qué la unidad más pequeña
Todo lo que viene después de tu catálogo cuenta en esa unidad:
- Una receta que pide 1 bolsa
- El punto de reorden que te avisa cuándo volver a comprar
- El stock que se descuenta al producir o vender
- El costo unitario detrás de tu COGS
Si almacenaras cajas, una receta que necesita una bolsa tendría que pedir 0,002 de una caja, y quien cuente el estante tendría que pensar en fracciones de caja. Por eso: define la Unidad de medida como bolsa, no como caja.
Cómo indicarle la caja a Iraca
En el formulario del insumo, completa la sección Se compra por paquete:
| Campo | Ejemplo | Significado |
|---|---|---|
| Unidades por paquete | 500 | Cuántas bolsas vienen en una caja |
| El paquete se llama | caja | Cómo lo llaman tú y tu proveedor |
Deja ambos campos vacíos para los insumos que compras sueltos — para esos no cambia nada.
Esto no crea un segundo producto ni modifica tu stock. Solo cambia cómo se ingresa y se cotiza una orden de compra.
Qué cambia una vez definido el paquete
Al pedir. En una orden de compra, la línea de este insumo muestra una casilla Pedir por caja, marcada por defecto. Ingresas 2 cajas a $18,99 cada una; Iraca te muestra = 1000 bolsas y registra la orden como 1000 bolsas con un total de línea de $37,98.
Al recibir. La pantalla de recepción muestra una casilla Contar por caja, para que quien esté en el muelle cuente las 2 cajas selladas que realmente ve en lugar de escribir 1000.
En el costeo. Esta es la parte más importante, y no es solo una comodidad.
Una bolsa de una caja de 500 que cuesta $18,99 sale $0,03798. Una línea de orden de compra solo puede guardar el precio al centavo, así que sin un tamaño de paquete esa bolsa hay que ingresarla como $0,04 — y 1000 de ellas suman $40,00 contra una factura del proveedor de $37,98. Esa diferencia de $2,02 aparece en tus libros como una variación de precio de compra en una entrega donde en realidad no pasó nada malo.
Los insumos más baratos fallan peor. Los precintos a 5000 por caja por $12 salen $0,0024 cada uno, que se redondea a $0,00 — el stock llega, pero la compra nunca llega a tu contabilidad.
Con un tamaño de paquete definido, Iraca costea la recepción a partir del precio de la caja. El devengo es $37,98, la factura del proveedor es $37,98, y no hay ninguna variación que explicar.
Qué no cambia
- El stock se sigue contando en bolsas
- Las recetas siguen pidiendo bolsas
- Los puntos de reorden se siguen definiendo en bolsas, y las alertas de stock bajo siguen disparándose en bolsas
- La producción y las ventas siguen descontando bolsas
Solo las pantallas de pedido y recepción mencionan cajas.
Elegir la unidad base correcta
Elige la unidad en la que realmente cuentas el estante. El stock guarda hasta cuatro decimales, así que un ingrediente que se cuenta por peso (12.75 lb) está bien, y una receta descuenta exactamente lo que usa. Para lo que cuentas uno por uno (bolsas, frascos, etiquetas), deja como unidad el artículo individual.
Página de Detalle del Insumo
Haz clic en cualquier fila de insumo para abrir su página de detalle. Desde aquí puedes:
- Ver y ajustar niveles de stock por almacén
- Definir una ubicación de contenedor para cada almacén — haz clic en el texto de ubicación del contenedor (o en el ícono de lápiz que aparece al pasar el cursor) debajo de las cantidades de stock para editarlo en línea. Las ubicaciones de contenedor ayudan al personal del almacén a encontrar el artículo rápidamente.
- Ver movimientos de stock recientes
- Editar todos los campos del insumo mediante el ícono de lápiz en el encabezado, incluidos el Punto de reorden y las Notificaciones de stock bajo: desmárcalas y el insumo deja de aparecer en los avisos de stock bajo y en las sugerencias de reposición; vuelve a marcarlas para que reaparezca
Tipos de Insumo
Los Tipos de Insumo te permiten agrupar tus insumos en categorías.
¿Por qué usar tipos?
- Organización — filtra insumos por categoría (Cajas, Bolsas, Cinta, Etiquetas…)
- Etiquetas visuales — cada tipo tiene un color que aparece como distintivo en las filas de insumos
Configurar tipos
Ve a Compras → Tipos de Insumo para crear y gestionar tus tipos. Para cada tipo puedes definir un Nombre, Descripción y Color.
Filtrar insumos
En la página de Insumos:
- Usa el menú desplegable Tipo para mostrar solo insumos de una categoría
- Usa el cuadro de búsqueda para encontrar por SKU o nombre
- Haz clic en Filtrar por dimensiones para filtrar por medidas físicas — elige Peso, Largo, Ancho o Alto, un operador (
=,≥,≤) y un valor
Ejemplo: filtra Largo ≥ 30 cm para encontrar todos los insumos de al menos 30 cm de largo.
Los filtros se combinan — puedes usar un filtro de tipo junto con filtros de dimensiones al mismo tiempo.
Duplicar un insumo o tipo de insumo
Haz clic en el ícono Duplicar (dos cuadrados superpuestos) en cualquier fila de insumo o tipo de insumo para crear una copia. La copia obtiene todos los mismos campos con " (Copia)" agregado al nombre — edítala de inmediato para renombrarla.
Importar y exportar insumos
Consulta Importar insumos desde CSV para instrucciones completas sobre la importación masiva de insumos vía CSV.
Para exportar tu lista actual de insumos, haz clic en Exportar CSV en la página de Insumos.
Importar y exportar Tipos de Insumo
Puedes crear o actualizar Tipos de Insumo en masa usando un archivo CSV.
Exportar tipos
Haz clic en Exportar CSV en Compras → Tipos de Insumo para descargar todos tus tipos actuales.
Importar tipos
- Ve a Compras → Tipos de Insumo
- Haz clic en Importar CSV
- Descarga la Plantilla para obtener un ejemplo de CSV precompletado
- Edita el archivo — una fila por tipo:
| Columna | Requerida | Notas |
|---|---|---|
name | Sí | Se compara con los tipos existentes por nombre; crea uno nuevo si no se encuentra |
description | No | Notas opcionales |
color | No | Código de color hexadecimal, por ejemplo #3b82f6. Por defecto es gris |
- Arrastra el archivo al área de carga o haz clic para explorar, luego haz clic en Importar
Los tipos existentes que coinciden por nombre se actualizan; los nombres sin coincidencia crean nuevos tipos.
Solo los propietarios y administradores pueden importar tipos de insumo.