Facturación a Clientes
Envía a tus clientes una factura real —numerada, fechada, con tus términos— y da seguimiento a lo que recibes de vuelta. La facturación es parte de Facturación y Cuentas por Pagar, que está incluida en todos los planes, también en Free — no hay nada que comprar ni activar. Tus libros registran lo que publica de todas formas; Libros e Informes Financieros (incluido desde el plan Standard) es donde los ves.
Dónde encontrarla
La sección Finanzas de la barra lateral tiene Facturas, Cotizaciones y Antigüedad de CxC —además de Cuentas por Pagar y Solicitudes de Cotización. Facturar a tus clientes y pagar a tus proveedores conviven en un mismo lugar. En la página de Facturación aparece en Incluido en tu plan.
La facturación registra movimientos en tu libro contable en todos los planes. Lo que Libros e Informes Financieros añade es un lugar para verlo: balanza de comprobación, estados financieros, cierre de mes y asignación del catálogo de cuentas. Está incluido desde Standard; la facturación en sí no depende de él.
Dos formas de emitir una factura
Abre Finanzas → Facturas y haz clic en Nueva factura. Elige el cliente y luego decide cómo quieres construir la factura.
Desde pedidos
Elige la pestaña Desde pedidos e Iraca te muestra todos los pedidos de ese cliente listos para facturar. Marca los que quieras. Seleccionar cuatro pedidos genera una sola factura que los cubre a todos —así es como le envías a un cliente mayorista una única factura mensual en lugar de cuatro recibos separados.
Aquí solo aparecen los pedidos que creaste tú mismo. Los pedidos que llegaron desde Amazon, Shopify, WooCommerce, Etsy, Walmart o TikTok nunca se listan, porque esos clientes ya pagaron al momento de la compra —facturarles sería pedir el dinero dos veces. Los pedidos que aún no has cumplido tampoco aparecen, ya que no hay nada adeudado hasta que la mercancía sale.
Si la lista está vacía, esa es la razón. El diálogo lo explica en lugar de mostrarte una casilla en blanco.
El impuesto sobre ventas se traslada. Si un pedido llevaba impuesto cuando lo confirmaste, ese impuesto aparece en la factura y la factura cobra el monto completo que el cliente debe. No lo vuelves a escribir, y no puedes cambiarlo —la cifra pertenece al pedido, que es sobre lo que se calculó y registró el impuesto. Consolidar varios pedidos suma sus impuestos; un pedido exento simplemente no aporta ninguno.
El cargo de envío también. Si un pedido lleva un cargo de envío, pasa a la factura como su propia línea —"Envío (número de pedido)"— y la factura lo cobra. Igual que el impuesto, ya está en tus libros desde que se despachó el pedido, así que la factura tiene que llevar exactamente ese monto: si la línea de envío se edita y deja de coincidir con los pedidos, la factura no se puede finalizar hasta que coincida.
Los demás cargos funcionan al revés. El envío a nivel de encabezado, los descuentos y otros cargos no se pueden agregar a una factura creada desde pedidos —factura esos por separado. La diferencia es que el impuesto y el cargo de envío del pedido ya quedaron registrados en tus libros, así que trasladarlos es lo que hace que la factura cuadre; un cargo que escribas aquí se le cobraría al cliente y no quedaría registrado en ninguna parte.
Desde cero
Elige la pestaña Desde cero y escribe las líneas tú mismo. Esto cubre todo lo que no sea un pedido de producto —consultoría, cargos de instalación, depósitos, cargos de solo flete, cuotas fijas, facturación B2B puntual. Las líneas ni siquiera necesitan estar vinculadas a un producto.
El número de OC del cliente
Si tu cliente emite una orden de compra por el trabajo, anota su referencia en el campo Número de OC del cliente. Se imprime en el PDF de la factura y aparece en la página de pago que abre desde tu correo, que es lo que permite a su área de cuentas por pagar conciliar tu factura con su propio papeleo sin llamarte.
En una factura creada desde pedidos, el campo se llena solo a partir de los pedidos que seleccionaste —no lo escribes dos veces. En una factura creada desde cero no hay nada que heredar, así que el campo está en el formulario.
Es común que el número de OC aparezca después de haber emitido la factura. Mientras la factura siga en borrador, puedes escribirlo directamente en la página de la factura y guardar —no hace falta empezar de nuevo. Una vez finalizada, es un documento numerado y no se puede cambiar; consulta Corregir un error.
Editar la referencia en una factura respaldada por pedidos no cambia los pedidos detrás de ella. Las dos son instantáneas de la misma referencia en momentos distintos, y la factura es el documento que tu cliente realmente concilia.
Borrador, luego emisión
Toda factura empieza como borrador. Los borradores son tuyos para modificar: edita líneas, ajusta el cliente, corrige las fechas, elimínala por completo. Nada se ha enviado ni se ha registrado.
Cuando esté lista, haz clic en Finalizar. Iraca asigna el siguiente número de factura, establece la fecha de emisión y crea el enlace privado que usará tu cliente. A partir de ese momento, la factura es un documento real y no se puede editar —que es justamente el propósito de una factura numerada.
Finalizar y Enviar al cliente son acciones separadas a propósito. Puedes dejar la factura registrada en tus libros hoy y enviarla mañana, o entregarla en persona y nunca enviarla por correo.
Fechas de vencimiento y términos
Si el registro del cliente tiene términos de pago —"Neto 30", "Neto 45"— Iraca lee el número y establece la fecha de vencimiento por ti. Configura los términos una vez en el contacto y deja de escribir la fecha de vencimiento en cada factura. Siempre puedes anularla manualmente.
Qué llega a tu libro contable
Vale la pena entender esto, porque Iraca deliberadamente hace menos de lo que podrías esperar.
Una factura creada desde pedidos no registra nada nuevo. Cuando cumpliste esos pedidos, Iraca ya registró la venta y el dinero que el cliente te debe. La factura es el papeleo sobre una deuda que ya existe. Si registrara la venta de nuevo, tus ingresos serían el doble de lo que realmente vendiste. La página de la factura lo indica claramente, con enlaces de vuelta a los pedidos donde se registró.
Una factura que escribiste desde cero registra la venta en sí, porque nada más lo ha hecho. Iraca contabiliza lo que el cliente te debe, acredita el ingreso y coloca cualquier impuesto de venta en una cuenta de impuestos por pagar separada en lugar de contarlo como ingreso —el impuesto que recaudas es dinero que estás reteniendo para el estado, no dinero que ganaste.
Una consecuencia: una factura creada desde pedidos no puede llevar envío, otros cargos ni descuento a nivel de encabezado. Como no registra nada, esos montos se le cobrarían a tu cliente y nunca llegarían a tus libros. Factura los adicionales en una factura separada. El impuesto y los cargos de envío de los propios pedidos son la excepción —se registraron al despachar, así que la factura los traslada en lugar de agregarlos.
Enviarla
Haz clic en Enviar al cliente. Tu cliente recibe un correo con tu marca que incluye el PDF de la factura adjunto y un enlace para verla en línea. Las respuestas van a tu correo del negocio —el que está en Configuración → Perfil del negocio— no a una dirección de no-respuesta.
El enlace abre una página limpia, con la marca de tu inquilino, que muestra la factura y les permite descargar el PDF. Sin inicio de sesión. Les muestra solo lo que ya les corresponde: sus propias líneas, totales, fechas y los datos de tu negocio. Tus otros clientes, tus costos, tus notas internas y tu libro contable nunca aparecen en esa página.
También puedes hacer clic en Copiar enlace de pago y pegarlo en tu propio correo o mensaje.
Registrar pagos
Cuando llega el dinero, abre la factura y haz clic en Registrar pago. Ingresa el monto, la fecha y cómo pagaron —ACH, cheque, tarjeta, transferencia, efectivo u otro. Los pagos parciales están bien; la factura pasa a Pago parcial y da seguimiento al saldo restante. Cambia a Pagada automáticamente cuando el saldo llega a cero.
Iraca registra el dinero contra lo que el cliente debía, de modo que la deuda se salda exactamente una vez.
¿Dónde registro el pago?
Una vez que un pedido está en una factura, registra el pago contra la factura, no contra el pedido. El panel de pago del pedido se cierra automáticamente, así que no hay forma de registrar el mismo dinero dos veces por accidente.
Los pedidos que nunca se facturaron mantienen su propio panel de pago exactamente como antes. Eso funciona sin esta extensión y siempre ha funcionado así.
Corregir un error
La corrección que uses depende de si el dinero ya cambió de manos.
¿Nada pagado todavía? Anúlala. Haz clic en Anular. Iraca revierte lo que haya registrado, libera cualquier pedido vinculado para que puedas facturarlo de nuevo, y deja la reversión visible en tu libro contable en lugar de borrar el historial en silencio.
¿Ya se pagó algo contra ella? Emite un crédito. Una vez que un pago llega, anular dejaría ese dinero varado, así que el botón Anular se reemplaza por Emitir crédito. Ingresa el monto y el motivo —"horas sobrefacturadas", "dañado en tránsito"— e Iraca reduce lo que el cliente debe y disminuye tu ingreso registrado para que coincida. La factura permanece en el archivo con el crédito listado debajo, de modo que la corrección forma parte del registro en lugar de ser un vacío en él.
Puedes acreditar parte de una factura o toda, y emitir varios créditos con el tiempo. Iraca no permitirá que el total acreditado supere lo que facturaste.
¿Acreditaste una factura que el cliente ya había pagado? Ahora tiene un crédito. La factura muestra el crédito del cliente en una franja ámbar en la parte superior, y tienes dos formas de liquidarlo:
- Reembolsar al cliente registra el dinero que le devuelves —el monto, la fecha, cómo lo pagaste— y liquida el crédito. Tu libro contable registra la salida del efectivo.
- Aplicar a otra factura usa el crédito para abonar otra factura abierta de ese cliente, como un pago que no tuvo que hacer. No se mueve dinero; el saldo de la otra factura baja y este crédito queda consumido.
De cualquier forma el crédito solo se puede usar una vez, y el crédito restante del cliente aparece en su ficha de contacto junto a lo que debe.
Los créditos ajustan la factura, no tu inventario
Una nota de crédito corrige lo que el cliente debe. No devuelve mercancía físicamente al inventario. Si el producto está regresando físicamente, registra eso por separado cuando llegue.
Trasladar saldos desde otro sistema
¿Estás migrando desde QuickBooks, Xero o una hoja de cálculo? Haz clic en Importar saldos en la página de Facturas y sube un CSV con lo que tus clientes te deben actualmente.
Tu archivo necesita estas columnas: customer, invoice_number, issue_date, due_date, amount. Una columna description es opcional. Los nombres de los clientes deben coincidir con contactos que ya existan en Iraca, así que créalos primero.
Iraca te muestra cada problema que encuentra en una sola pasada —un cliente que no puede emparejar, un monto que no puede leer, un número de factura duplicado— y no importa nada hasta que todo el archivo esté limpio. Corrige y vuelve a subirlo en lugar de descubrir los problemas uno por uno.
Los saldos importados no se registran como ventas
Estos son saldos trasladados, no negocio nuevo. Iraca los registra contra el patrimonio del propietario en lugar de contra los ingresos. Si los contara como ventas, tu estado de resultados mostraría un pico de ingresos fantasma el día que cambiaste de sistema —dinero que ganaste meses atrás en otra herramienta.
Qué sigue
- Enviar Cotizaciones — cotiza algo antes de facturarlo
- Antigüedad de CxC y Recordatorios de Pago — mira quién está atrasado y dales seguimiento