Solicitudes de Cotización
Cuando necesitas que los mismos artículos sean cotizados por más de un proveedor, una solicitud de cotización te permite escribir la lista una vez, enviarla a todos los que quieras que respondan, y comparar lo que recibes lado a lado. Adjudica al que quieras e Iraca la convierte en una orden de compra a los precios cotizados.
Las solicitudes de cotización son parte de la extensión Facturación y Contabilidad. Si ya lo tienes activo, están disponibles —busca Solicitudes de Cotización bajo Finanzas en la barra lateral.
Qué hace esto diferente de una orden de compra
Una orden de compra dice qué estás comprando y qué estás pagando. Una solicitud de cotización es el paso anterior a eso: sabes lo que necesitas, pero el precio es exactamente lo que les estás pidiendo a los proveedores que te digan. Así que la envías sin precios, y cada proveedor los completa.
Por eso una solicitud puede ir a varios proveedores a la vez. Cada uno responde la misma lista de artículos con sus propios números, y tú decides después.
Crear una solicitud
Ve a Finanzas → Solicitudes de Cotización y haz clic en Nueva solicitud.
- Título —qué estás comprando, en pocas palabras. Los proveedores ven esto.
- Descripción —cualquier cosa que necesiten saber: lugar de entrega, requisitos de calidad, si considerarás alternativas.
- Necesario para —cuándo necesitas la mercancía.
- Respuesta límite —la fecha después de la cual la solicitud deja de aceptar cotizaciones. Déjalo en blanco si no quieres una fecha límite.
Artículos
Lista lo que necesitas y cuánto. No hay columna de precio, porque los precios son todo el punto de preguntar.
Precio objetivo es opcional y es solo para ti. Es un punto de referencia para comparar cotizaciones —los proveedores nunca lo ven, y nunca aparece en nada que se les envíe.
Invitar proveedores
Marca los proveedores de los que quieras recibir respuesta. Cada uno recibe su propio enlace privado.
Los proveedores no pueden verse entre sí. Un proveedor que sigue su enlace ve tu solicitud, su propia cotización, y nada más —no quién más fue invitado, ni cuántos, ni lo que cobró cualquier otro. Cada invitación se envía como un correo separado sin nadie en copia.
Un proveedor sin dirección de correo registrada puede ser invitado, pero no recibirá nada hasta que agregues una.
Guardar crea la solicitud como borrador. Nada se envía todavía, y puedes seguir editando.
Enviarla
Abre el borrador y haz clic en Enviar a proveedores. Cada proveedor invitado recibe su propio correo con un enlace a un formulario sencillo donde ingresa sus precios.
Una vez enviada, la solicitud queda bloqueada —los artículos y fechas no se pueden cambiar, porque los proveedores ya podrían estar cotizando contra ellos. Si necesitas algo diferente, cancela la solicitud y crea una nueva. Aún puedes invitar a un proveedor adicional después de enviarla; recibe su propio enlace y correo igual que los demás.
Ver las respuestas llegar
La página de detalle muestra a cada proveedor invitado y en qué punto está:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Sin enviar | Invitado, pero la solicitud aún no ha salido |
| Enviada | La invitación ha sido enviada por correo |
| Vista | Han abierto su enlace |
| Cotizada | Han enviado precios |
| Rechazada | Te han dicho que no van a cotizar |
Comparar cotizaciones
Debajo de eso, la tabla de comparación coloca tus artículos en el costado y cada proveedor arriba, con el precio más económico de cada línea resaltado.
El resaltado es por línea, no por proveedor. Es común que un proveedor sea más barato en algunos artículos y más caro en otros, y ver eso con claridad es el objetivo de enviar la solicitud a varias personas. La fila del total se resalta de la misma forma, así puedes ver quién es más barato en general y también línea por línea.
Si un proveedor cotizó algo ligeramente diferente a lo que pediste, su nota sobre la sustitución aparece debajo del precio.
Adjudicar
Haz clic en Adjudicar en la columna del proveedor que elijas. Iraca confirma a quién estás adjudicando y por cuánto, y luego:
- marca la solicitud como Adjudicada
- crea una orden de compra para ese proveedor a sus precios cotizados
- vincula ambas, así puedes ir directo a la orden
Desde ahí es una orden de compra normal: recibe la mercancía contra ella, y cuando llegue la factura del proveedor, vincúlala a esa orden de compra para que todo cuadre. Consulta Cuentas por Pagar para ese lado.
Los proveedores que no ganaron no reciben notificación. Si les avisas y cómo, es tu decisión, así que Iraca te lo deja a ti.
Lo que ven los proveedores
Tus proveedores no necesitan una cuenta de Iraca. Su enlace abre una página que muestra el nombre de tu negocio, la solicitud, y la lista de artículos, con una casilla para el precio de cada uno. También pueden ingresar envío, impuesto, tiempo de entrega, cuánto tiempo es válida su cotización, términos de pago, y cualquier nota.
Pueden enviar una cotización revisada en cualquier momento antes de la fecha límite —la nueva reemplaza a la anterior, así que nunca estás comparando contra un precio obsoleto. También pueden rechazar, lo que te indica que no esperes por ellos.
Después de que pasa la fecha límite de respuesta, el formulario deja de aceptar envíos.
Cosas para saber
- Una adjudicación por solicitud. Dividir una adjudicación entre proveedores —tomar un artículo de uno y otro de alguien más— aún no es compatible. Si necesitas eso, adjudica a un proveedor y emite una orden de compra separada para el resto.
- Cancelar detiene una solicitud que ya salió. Una solicitud adjudicada no se puede cancelar, ya que la orden de compra ya existe.
- Los enlaces de borrador no funcionan. El enlace de un proveedor solo se activa cuando envías la solicitud, así que no hay riesgo de que se vea una solicitud a medio terminar antes de tiempo.
- Las notas internas permanecen internas. El campo de notas en la solicitud, al igual que los precios objetivo, solo es visible para tu equipo.