Eventos de Catering
Un evento de catering es un pedido para un día y una hora concretos: un almuerzo para 40 personas, una boda, una fiesta de oficina. Es un pedido de venta común con un evento adjunto, así que los límites de crédito, los impuestos, la facturación y la entrega funcionan como en cualquier pedido. Lo que añade el evento es la fecha y la hora, el número de invitados, las notas para el cliente y para tu cocina, y las comprobaciones que necesita un servicio de catering: cuánto aviso tiene la cocina y si el pedido es lo bastante grande.
Activa primero el catering
Ve a Configuración → Módulos y activa Catering. Ahí también puedes ajustar el tiempo de montaje antes del evento. Consulta Menús.
Crear un pedido de evento
- Selecciona Nuevo pedido y elige un cliente.
- Marca Evento de catering. Si agregas platos de un menú de catering, el pedido pasa a ser un evento de catering por sí solo.
- Ingresa la fecha y hora del evento. Se interpreta en la zona horaria de tu negocio. Agrega el número de invitados, el tipo de evento (almuerzo corporativo, boda), el estilo de servicio, un contacto en el lugar y notas.
- Agrega los platos. Usa Desde un menú para traer platos del menú con sus precios de menú.
Hay dos campos de notas, y la diferencia importa:
- Las notas del evento son para el cliente y se imprimen en sus documentos del evento.
- Las notas de cocina son internas. Nunca se muestran al cliente.
Puedes agregar o cambiar los datos del evento en un pedido en borrador desde la tarjeta Evento de catering de la página del pedido. Una vez confirmado el pedido, el evento forma parte de lo que el cliente aceptó y ya no se edita ahí.
Invitados y cantidades
Cuando un plato tiene precio por persona, su cantidad empieza en el número de invitados. Cuando un plato rinde para cierto número de personas (una bandeja para 10), la cantidad empieza en los invitados divididos entre ese número, redondeado hacia arriba.
Son solo sugerencias:
- Si cambias el número de invitados, las líneas que no has tocado lo siguen.
- Una cantidad que escribiste tú nunca se cambia. La línea muestra la nueva sugerencia, con un enlace Usarla si la quieres.
- Cambiar el número de invitados en la tarjeta del evento nunca modifica ninguna línea.
Aviso y mínimos
Dos comprobaciones protegen a tu cocina. Ambas se hacen al crear el pedido y otra vez al confirmarlo, porque pasa el tiempo y los pedidos cambian.
Plazo de aviso. El evento debe estar lo bastante lejos para el plazo más largo entre sus platos (el plazo propio del plato, o si no el de su menú). Un evento dentro de ese plazo se rechaza, y el mensaje indica lo que necesita la cocina y la primera hora que sirve.
Mínimos. Un menú de catering puede fijar un mínimo de invitados y un pedido mínimo. Se comprueban al confirmar. Un borrador por debajo de ellos no es problema mientras lo armas.
Puedes continuar de todos modos. Marca la opción, indica un motivo y el pedido avanza. El motivo queda en la actividad del pedido, para que cualquiera vea después quién decidió y por qué. La excepción del plazo y la del mínimo son decisiones separadas, cada una con su motivo, y una nunca cubre la otra.
El motivo dado para una hora de evento también cubre confirmar ese mismo evento más tarde, pero si cambias la hora del evento, o agregas un plato que requiere más aviso que el cubierto por el motivo, se te pedirá de nuevo.
Los clientes que piden por el portal no pueden saltarse ninguna de las dos comprobaciones. Si el evento es demasiado pronto, ven el mensaje y eligen una fecha posterior.
Entrega al evento
Una entrega de catering no es una franja que el cliente reserva. Es "llegar a las 11:15 para un almuerzo al mediodía". Cuando un pedido de catering sale por entrega local:
- La ventana de llegada se calcula con la hora del evento y tu tiempo de montaje (45 minutos por defecto): se abre 30 minutos antes de la hora límite de llegada y se cierra en ella. Un evento al mediodía con 45 minutos de montaje da una ventana de 10:45 a 11:15.
- No se reserva ninguna franja de entrega, así que el catering nunca consume la capacidad que reservan tus clientes habituales.
- Puedes editar la ventana en la tarjeta de Entrega local del pedido.
- Si cambias el evento en un borrador, la ventana se mueve con él.
En el tablero de despacho, una parada de catering se planifica dentro de su ventana. Si la ruta no llega a tiempo, la parada se marca Tarde para su franja, igual que cualquier otra.
Agregar un cargo por servicio
Los proveedores de catering suelen añadir un cargo por servicio o propina del 18–22%. En el diálogo de Nuevo pedido, con Evento de catering marcado, escribe el porcentaje en Cargo por servicio (%). Iraca calcula el monto a partir de los artículos del pedido, lo muestra en su propia fila Cargo por servicio y lo suma al total. Si cambias los artículos o el porcentaje mientras el pedido es un borrador, el monto se ajusta; al confirmar, queda fijo.
Que el cargo pague impuesto o no es decisión tuya, en la tarjeta Impuesto sobre ventas de la página de Configuración (Cobrar impuesto sobre ventas en los cargos por servicio). La mayoría de los estados de EE. UU. gravan un cargo por servicio obligatorio, por eso viene activado. Igual que la tasa, se fija al confirmar.
El cargo cuenta como ingreso ordinario, no como una línea de negocio aparte. Aparece como Cargo por servicio en la confirmación del cliente, la confirmación del evento y la factura. La hoja de cocina nunca lo muestra, porque nunca muestra precios. Los cargos por servicio solo aplican a pedidos de venta que creas tú; una cotización todavía no lleva uno.
Cotizar un evento
La mayoría del catering se vende primero con una cotización. En una cotización de venta, marca Evento de catering y completa la fecha y hora, el número de invitados, la ocasión, el estilo de servicio, el contacto del día y las notas para el cliente. Una cotización no tiene notas de cocina, porque la lee el cliente.
La página de la cotización del cliente muestra el evento, los artículos del menú con sus fotos y etiquetas dietéticas, y tu aviso de alérgenos. Cuando la cotización se convierte en pedido, el evento pasa con ella, así que no lo escribes dos veces. Las notas de cocina, el tiempo de aviso y los mínimos se piden en el pedido, como en cualquier evento.
Una cotización con cargo por servicio, descuento u otros cargos sigue sin poder convertirse en pedido. Pasa esos cargos a las líneas, o convierte la cotización en factura.
Cobrar un depósito
Los servicios de catering suelen cobrar un depósito al reservar. En un pedido de catering, la tarjeta Depósito de la pantalla del pedido pide un monto (los botones 25% y 50% lo calculan a partir del total del pedido) y Emitir factura de depósito crea una factura por ese monto. Requiere el complemento de Facturación, y lo emite un propietario o administrador.
La factura de depósito empieza como borrador. Finalízala y envíala desde la página de la factura, y registra el pago contra ella como cualquier otra factura. Mientras no esté pagada es una cuenta por cobrar normal.
Cuando se paga, el dinero queda retenido para el cliente. Todavía no es ingreso. Tus libros lo muestran como Depósitos de Clientes, un pasivo, hasta que el pedido se entregue.
Cuando el pedido se haya despachado, crea su factura final como siempre. Una línea Depósito recibido descuenta el depósito de la cuenta, de modo que al cliente solo se le cobra el saldo, y el depósito retenido se aplica a ella. La tarjeta Depósito muestra entonces a qué factura se aplicó.
- Emite la factura final solo después de que el depósito esté pagado. Si la factura de depósito sigue sin pagar, Iraca te pide registrar su pago o anularla primero, para no cobrarle el depósito al cliente dos veces.
- Un pedido tiene una factura de depósito a la vez. Anula una sin pagar para emitir otra por un monto distinto.
- Un depósito no puede ser mayor que el total del pedido.
- Si se cancela un evento, reembolsar o quedarte con el depósito es decisión tuya. Hazlo con una nota de crédito sobre la factura de depósito.
- El cliente paga el depósito como acostumbras cobrar, y tú lo registras. El pago en línea todavía no forma parte de esto.
Encontrar pedidos de catering
La lista de pedidos muestra una insignia Catering en los pedidos de evento, y el filtro Catering reduce la lista a los eventos, o a todo lo que no lo es.
Documentos del evento
Un pedido de evento tiene dos documentos, ambos en la tarjeta Evento de catering de la pantalla del pedido.
Confirmación del cliente es lo que el cliente conserva: el evento (fecha, hora, invitados, dirección, contacto en el lugar), el menú por sección con etiquetas dietéticas y la declaración de alérgenos que hayas escrito, precios, entrega e impuestos, el depósito y lo que queda por pagar, tu aviso de alérgenos y tus condiciones de catering. Se escribe en el idioma del cliente (primero el de su cuenta, luego el de tu negocio). Enviar confirmación la manda con el PDF adjunto; las respuestas llegan al correo de tu negocio y la actividad del pedido registra el envío. Confirmación del cliente descarga el mismo PDF para que lo revises antes. Solo propietarios y administradores.
Define tus condiciones de catering en Ajustes → Módulos. Se imprimen al final de la confirmación.
Hoja del evento es para la cocina y el equipo. Lleva el evento, un cronograma (cuándo sale la ruta de la cocina, la ventana de llegada y cuándo empieza el servicio; se omite una fila si no se conoce su hora), tus notas de cocina y cada línea con su cantidad, etiquetas dietéticas y alérgenos por línea. La receta de cada producto se escala a este pedido; por ejemplo, 25 platos de una receta de 10 listan 2,5 veces los ingredientes. Nunca muestra precios, depósitos ni impuestos y se imprime en el idioma de tu negocio. Cualquier miembro del equipo puede descargarla.
- Los alérgenos salen solo de lo que escribiste en el artículo del menú, nunca de una receta. Una línea sin declaración de alérgenos lo dice en la hoja, en rojo, con un aviso arriba, para que nadie suponga que está libre.
- Las notas de cocina aparecen solo en la hoja. La confirmación del cliente nunca las muestra.
- Solo los eventos de catering tienen estos documentos.
Preparación de mañana
En Planes de producción, Preparación de mañana crea con un clic un plan para los eventos de catering de mañana. El enlace Lista de preparación de la tarjeta del evento te lleva a los planes.
El plan de producción
Los pedidos de catering se planifican para el día del evento, en tu zona horaria, así que aparecen en el plan de producción de ese día sin necesitar una fecha de entrega aparte.