Plan de Cuentas y Exportación Contable
Iraca registra cada evento financiero como un asiento contable de partida doble usando trece tipos de cuenta internos. La página de Plan de Cuentas te permite mapear esos tipos internos a los nombres y números de cuenta exactos que usa tu software contable, y luego exportar un CSV listo para importar de tus asientos contables.
Cómo llegar
Configuración → Plan de Cuentas
Los trece tipos de cuenta
| Cuenta de Iraca | Qué representa |
|---|---|
| Ingresos | Precio de venta en pedidos cumplidos y ventas de POS |
| Cuentas por Cobrar | Monto adeudado por clientes en pedidos manuales cumplidos que cobras directamente |
| Compensación de Marketplace | Ingresos de pedidos de marketplace/WooCommerce en espera del pago del marketplace — compensados contra la liquidación en tu software contable |
| Efectivo | Fondos recibidos de ventas de POS |
| Activo de Inventario | Materias primas e insumos disponibles |
| Trabajo en Proceso | Costo de ingredientes inmovilizado en una ejecución de producción activa |
| Productos Terminados | Productos completados listos para vender |
| Costo de Bienes Vendidos | Costo de los productos cuando se realiza una venta |
| Gastos Operativos | Facturas no relacionadas con inventario — renta, servicios públicos, servicios — más impuestos, envío y otros cargos en facturas de proveedores |
| Cuentas por Pagar | Monto adeudado a proveedores en facturas de proveedor aprobadas |
| Mercancía Recibida Sin Facturar | Stock que has recibido contra una orden de compra pero que aún no ha sido facturado. Se salda al vincular y aprobar la factura del proveedor |
| Impuesto sobre Ventas por Pagar | Impuesto sobre ventas que has recaudado y le debes a la autoridad fiscal |
| Capital del Propietario | Bajas y ajustes sin una contraparte externa |
Configurar tus mapeos
Para cada fila:
- Nombre de la cuenta — ingresa el nombre exactamente como aparece en tu software contable (por ejemplo,
Inventario de Materias Primas,Ingresos por Ventas). Esto es lo que aparece en el CSV exportado y se compara durante la importación. - Número de cuenta — opcional, pero recomendado. Agregar el número de tu plan de cuentas (por ejemplo,
1200) acelera la importación y evita ambigüedad cuando los nombres de cuenta son similares.
Presiona Guardar Mapeos cuando termines. Los mapeos se guardan por cuenta; puedes actualizarlos en cualquier momento y la siguiente exportación usará los nuevos nombres.
Si dejas el nombre de una cuenta en blanco, se usa el nombre predeterminado de Iraca en las exportaciones (por ejemplo, "Activo de Inventario"). Completa las trece para la experiencia de importación más limpia.
Exportar asientos contables
- Establece un rango de fechas (por defecto, los últimos 30 días).
- Haz clic en Descargar CSV.
El archivo contiene una fila por línea de asiento con estas columnas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Fecha | Fecha del asiento |
| N.º de Asiento | ID interno del asiento contable en Iraca |
| Descripción | Qué generó el asiento (por ejemplo, "Pedido #SO-00042 cumplido") |
| N.º de Cuenta | Tu número de cuenta (en blanco si no está mapeado) |
| Cuenta | Tu nombre de cuenta mapeado |
| Débito | Monto de débito (en blanco si es cero) |
| Crédito | Monto de crédito (en blanco si es cero) |
⚠️ Evitar el doble conteo de efectivo con una fuente bancaria conectada
Este es el error más común al importar en QuickBooks, Xero o Wave — lee esto antes de tu primera exportación.
Si tu software contable tiene una fuente bancaria conectada, ya trae automáticamente tus transacciones bancarias reales. Los asientos contables de Iraca también incluyen el lado de efectivo de cada evento — el pago de una factura registra Débito Cuentas por Pagar / Crédito Efectivo, una venta de POS registra Débito Efectivo / Crédito Ingresos, y así sucesivamente. Si importas esas líneas de efectivo y dejas que la fuente bancaria traiga las mismas transacciones, cada movimiento de efectivo queda registrado dos veces — tu saldo bancario y tus libros se desalinean rápidamente.
La regla: una sola fuente de verdad para tu cuenta bancaria. Si la fuente bancaria está conectada, deja que ella controle la cuenta bancaria y no registres las líneas de efectivo de Iraca en esa misma cuenta.
Iraca lo maneja por ti. La primera vez que abres Plan de Cuentas, te pregunta una sola vez si tu software contable tiene una fuente bancaria conectada y recuerda tu respuesta — así la configuración segura se aplica automáticamente en cada exportación, sin tener que decidirlo cada vez. Puedes cambiarlo en cualquier momento con la casilla "Mi software contable tiene una fuente bancaria conectada" en la sección de Exportación. Cuando está activada, cada línea de efectivo en la exportación se redirige a una cuenta puente (nombre predeterminado Cuenta Puente Bancaria — renómbrala para que coincida con una cuenta en tu software) en lugar de tu cuenta bancaria real. El flujo de trabajo se convierte en:
- Importa el CSV — el efectivo llega a la cuenta puente, no a tu banco.
- Cuando la fuente bancaria traiga la transacción correspondiente, categorízala a esa misma cuenta puente.
- Los dos lados se cancelan, la cuenta puente queda en cero y el efectivo se movió exactamente una vez.
Deja el interruptor desactivado solo si Iraca es tu único libro de registro y no estás usando una fuente bancaria en ningún otro lugar — de lo contrario contarás el efectivo dos veces.
¿Usas la exportación de Iraca y un paquete contable separado en el mismo banco? Elige uno para que controle cada movimiento bancario. Usa la opción de cuenta puente de arriba, o concilia/excluye las líneas de la fuente bancaria que se superponen en lugar de agregarlas como transacciones nuevas.
Importar en QuickBooks Online
- En QuickBooks Online, ve a + Nuevo → Asiento Contable → Importar.
- Sube el CSV.
- Mapea las columnas cuando se te solicite: Fecha → Date, Descripción → Memo, Cuenta → Account, Débito → Debit, Crédito → Credit.
- Revisa y confirma.
Importar en Wave
- En Wave, ve a Accounting → Transactions → Import.
- Sube el CSV y sigue el asistente de mapeo de columnas.
Importar en Xero
- En Xero, ve a Accounting → Manual Journals → Import.
- Sube el CSV. Xero espera la misma estructura de columnas.
Consejos
- Exporta e importa mensualmente para mantener tus libros al día sin grandes rezagos.
- La exportación solo incluye asientos publicados — los asientos en borrador o anulados quedan excluidos.
- Si un producto no tiene un costo unitario establecido, algunos asientos pueden faltar. Establece los costos unitarios en Inventario → Productos para asegurar una cobertura completa (ver Asientos Contables).