Plan de Cuentas y Exportación Contable

Iraca registra cada evento financiero como un asiento contable de partida doble usando dieciséis tipos de cuenta internos. La página de Plan de Cuentas te permite mapear esos tipos internos a los nombres y números de cuenta exactos que usa tu software contable, y luego exportar un CSV listo para importar de tus asientos contables.

Cómo llegar

Configuración → Plan de Cuentas

Los dieciséis tipos de cuenta

Cuenta de Iraca	Qué representa
Ingresos	Precio de venta en pedidos cumplidos y ventas de POS
Ingresos por envío y entrega	Cargos de envío y flete cobrados en los pedidos. Se separan de los ingresos por productos para que tu contador los vea en su propia línea —QuickBooks, por ejemplo, tiene su propia cuenta de "Shipping Income" para mapearlos
Cuentas por Cobrar	Monto adeudado por clientes en pedidos manuales cumplidos que cobras directamente
Compensación de Marketplace	Ingresos de pedidos de marketplace/WooCommerce en espera del pago del marketplace — se compensan al registrar el pago en Informes → Pagos de marketplace
Efectivo	Fondos recibidos de ventas de POS
Activo de Inventario	Materias primas e insumos disponibles
Trabajo en Proceso	Costo de ingredientes inmovilizado en una ejecución de producción activa
Productos Terminados	Productos completados listos para vender
Costo de Bienes Vendidos	Costo de los productos cuando se realiza una venta
Gastos Operativos	Facturas no relacionadas con inventario — renta, servicios públicos, servicios — más impuestos, envío y otros cargos en facturas de proveedores. La mano de obra y los gastos generales absorbidos por una producción completada se acreditan desde aquí hacia el producto
Ajustes de Inventario	Stock perdido o encontrado al corregir un conteo — deterioro, roturas, mermas y sobrantes. Ambas direcciones caen aquí, así que el saldo es tu variación neta del período
Cuentas por Pagar	Monto adeudado a proveedores en facturas de proveedor aprobadas
Mercancía Recibida Sin Facturar	Stock que has recibido contra una orden de compra pero que aún no ha sido facturado. Se salda al vincular y aprobar la factura del proveedor
Impuesto sobre Ventas por Pagar	Impuesto sobre ventas que has recaudado y le debes a la autoridad fiscal
Depósitos de Clientes	Dinero que un cliente te pagó antes de que se entregara su pedido, por ejemplo el depósito de un evento. Es un pasivo hasta que la factura final lo aplica
Capital del Propietario	Bajas y ajustes sin una contraparte externa

Configurar tus mapeos

Para cada fila:

1. Nombre de la cuenta — ingresa el nombre exactamente como aparece en tu software contable (por ejemplo, Inventario de Materias Primas, Ingresos por Ventas). Esto es lo que aparece en el CSV exportado y se compara durante la importación.
2. Número de cuenta — opcional, pero recomendado. Agregar el número de tu plan de cuentas (por ejemplo, 1200) acelera la importación y evita ambigüedad cuando los nombres de cuenta son similares.

Presiona Guardar Mapeos cuando termines. Los mapeos se guardan por cuenta; puedes actualizarlos en cualquier momento y la siguiente exportación usará los nuevos nombres.

Si dejas el nombre de una cuenta en blanco, se usa el nombre predeterminado de Iraca en las exportaciones (por ejemplo, "Activo de Inventario"). Completa las dieciséis para la experiencia de importación más limpia.

Exportar asientos contables

1. Establece un rango de fechas (por defecto, los últimos 30 días).
2. Haz clic en Descargar CSV.

Elige el formato que corresponda al destino del archivo. QuickBooks y Wave leen el mismo archivo; Xero necesita uno distinto, así que elegir mal el formato significa una importación que falla o, peor, una que se registra incorrectamente.

QuickBooks / Wave

Una fila por línea de asiento:

Columna	Descripción
Date	Fecha del asiento
Journal No.	ID interno del asiento en Iraca, que agrupa las líneas en un solo asiento
Description	Qué generó el asiento (por ejemplo, "Pedido #SO-00042 cumplido")
Name	El cliente en una línea de Cuentas por Cobrar, o el proveedor en una de Cuentas por Pagar. QuickBooks rechaza esas líneas sin este dato
Account No.	Tu número de cuenta (en blanco si no está mapeado)
Account	Tu nombre de cuenta mapeado
Debit	Monto de débito (en blanco si es cero)
Credit	Monto de crédito (en blanco si es cero)

Xero

Xero importa asientos manuales con su propio diseño, así que el archivo se ve diferente:

Columna	Descripción
Narration	La descripción del asiento. Solo en la primera fila del asiento
Date	Fecha del asiento. Solo en la primera fila — dejar Date y Narration en blanco es como Xero sabe que la fila pertenece al asiento de arriba
Description	La descripción de cada línea
AccountCode	Tu número de cuenta. Xero no importa una línea sin él
TaxRate	El nombre de la tasa de impuesto, definido en las opciones de exportación
Amount	Una sola cifra con signo: positiva para débito, negativa para crédito

Dos cosas que configurar antes de tu primera exportación a Xero:

• Completa el N.º de Cuenta de cada cuenta que uses. Xero identifica por código, no por nombre. Si a alguna cuenta del rango de fechas le falta, la exportación se detiene y te dice cuáles, en vez de entregarte un archivo que Xero va a rechazar.
• Verifica el nombre de la tasa de impuesto. Debe coincidir exactamente con una tasa de tu organización en Xero. Las organizaciones de EE. UU. suelen tener Tax Exempt, Reino Unido No VAT, Australia BAS Excluded. El valor predeterminado es No Tax.

Exportar el mismo período dos veces

Iraca registra cada exportación y marca los asientos que salieron, así que puede detectar cuando el rango que vas a exportar se superpone con uno que ya enviaste. Exporta julio, luego exporta del 15 de julio al 15 de agosto, y los asientos de la superposición se importarían por segunda vez y se contarían doble.

Cuando eso pasa, la exportación se detiene y te pregunta qué querías hacer:

• Exportar solo lo nuevo — omite los asientos que ya salieron y envía el resto. Esto es lo que quieres cuando simplemente elegiste un rango que se superpone.
• Exportar todo de nuevo — envía todo el rango, incluido lo que ya salió. Úsalo cuando el primer archivo nunca se importó, y prepárate para eliminar los duplicados si sí se importó.

El Historial de exportaciones, debajo de la sección de exportación, lista qué se envió, cuándo, para qué rango y por quién, marcando las exportaciones reenviadas.

¿Descargaste un archivo que nunca importaste?

Descargar marca esos asientos como enviados, porque eso es lo que normalmente significa una descarga. Si descargaste un archivo y luego lo descartaste — rango de fechas equivocado, formato equivocado, o simplemente cambiaste de opinión — elige Retirar en esa fila del Historial de exportaciones. Sus asientos vuelven a la cola y la próxima exportación los toma como nuevos.

Retira solo un archivo que nunca llegó a tu software contable. Si sí se importó, retirarlo significa que esos asientos salen por segunda vez y terminan allá dos veces.

Retirar es seguro cuando un asiento se envió más de una vez: si una exportación posterior todavía lo contiene, retirar la anterior lo deja marcado como enviado. Las exportaciones retiradas permanecen en el historial, señaladas como tales, así que el registro de lo que pasó queda intacto.

Asientos anulados después de exportarlos

Anular un asiento en Iraca no puede revertir la copia que tu software contable ya tiene. Cuando eso pasa, el asiento aparece en Anulados después de exportarse, con su fecha, descripción y monto, para que lo reviertas o elimines allá. La lista se limpia sola a medida que esos asientos dejan de ser relevantes.

Los montos se escriben en centavos. Iraca registra los costos con cuatro decimales, pero tanto QuickBooks como Xero redondean cada línea a centavos al importar, lo que puede dejar un asiento descuadrado por un centavo y ser rechazado. La exportación redondea por ellos y devuelve cualquier residuo a la línea más grande, así que cada asiento del archivo cuadra exactamente.

⚠️ Evitar el doble conteo de efectivo con una fuente bancaria conectada

Este es el error más común al importar en QuickBooks, Xero o Wave — lee esto antes de tu primera exportación.

Si tu software contable tiene una fuente bancaria conectada, ya trae automáticamente tus transacciones bancarias reales. Los asientos contables de Iraca también incluyen el lado de efectivo de cada evento — el pago de una factura registra Débito Cuentas por Pagar / Crédito Efectivo, una venta de POS registra Débito Efectivo / Crédito Ingresos, y así sucesivamente. Si importas esas líneas de efectivo y dejas que la fuente bancaria traiga las mismas transacciones, cada movimiento de efectivo queda registrado dos veces — tu saldo bancario y tus libros se desalinean rápidamente.

La regla: una sola fuente de verdad para tu cuenta bancaria. Si la fuente bancaria está conectada, deja que ella controle la cuenta bancaria y no registres las líneas de efectivo de Iraca en esa misma cuenta.

Iraca lo maneja por ti. La primera vez que abres Plan de Cuentas, te pregunta una sola vez si tu software contable tiene una fuente bancaria conectada y recuerda tu respuesta — así la configuración segura se aplica automáticamente en cada exportación, sin tener que decidirlo cada vez. Puedes cambiarlo en cualquier momento con la casilla "Mi software contable tiene una fuente bancaria conectada" en la sección de Exportación. Cuando está activada, cada línea de efectivo en la exportación se redirige a una cuenta puente (nombre predeterminado Cuenta Puente Bancaria — renómbrala para que coincida con una cuenta en tu software) en lugar de tu cuenta bancaria real. El flujo de trabajo se convierte en:

1. Importa el CSV — el efectivo llega a la cuenta puente, no a tu banco.
2. Cuando la fuente bancaria traiga la transacción correspondiente, categorízala a esa misma cuenta puente.
3. Los dos lados se cancelan, la cuenta puente queda en cero y el efectivo se movió exactamente una vez.

Deja el interruptor desactivado solo si Iraca es tu único libro de registro y no estás usando una fuente bancaria en ningún otro lugar — de lo contrario contarás el efectivo dos veces.

¿Usas la exportación de Iraca y un paquete contable separado en el mismo banco? Elige uno para que controle cada movimiento bancario. Usa la opción de cuenta puente de arriba, o concilia/excluye las líneas de la fuente bancaria que se superponen en lugar de agregarlas como transacciones nuevas.

Importar en QuickBooks Online

1. En QuickBooks Online, ve a + Nuevo → Asiento Contable → Importar.
2. Sube el CSV.
3. Mapea las columnas cuando se te solicite: Fecha → Date, Descripción → Memo, Cuenta → Account, Débito → Debit, Crédito → Credit.
4. Revisa y confirma.

Importar en Wave

1. En Wave, ve a Accounting → Transactions → Import.
2. Sube el CSV y sigue el asistente de mapeo de columnas.

Importar en Xero

1. Elige el formato de exportación Xero y descarga el archivo.
2. En Xero, ve a Accounting → Manual Journals → Import.
3. Sube el CSV.

Xero rechaza el archivo si un encabezado de columna difiere aunque sea por un espacio, y de vez en cuando cambia su plantilla. Antes de tu primera importación, haz clic en Download template file en esa misma pantalla de Import y compara los encabezados con el archivo que generó Iraca. Si difieren, avísanos y los ajustamos.

Consejos

• Exporta e importa mensualmente para mantener tus libros al día sin grandes rezagos.
• La exportación solo incluye asientos publicados — los asientos en borrador o anulados quedan excluidos.
• Si un producto no tiene un costo unitario establecido, algunos asientos pueden faltar. Establece los costos unitarios en Inventario → Productos para asegurar una cobertura completa (ver Asientos Contables).