Licencias y permisos
Guarda en una sola lista cada licencia, permiso y certificado de tu negocio, con su documento, y recibe un aviso antes de que venza cada uno. Una licencia de venta de alimentos vencida puede impedirte vender; nadie debería enterarse por un inspector.
Está en Configuración → Licencias y permisos. Si tu negocio tiene un complemento de cumplimiento (HACCP, Alimentos Acidificados FDA o Cottage Food), la sección Cumplimiento del menú lateral también enlaza a la misma página.
Las licencias y permisos están en todos los planes, incluido el Gratis.
Qué agregar
Si vendes alimentos, empieza por tu licencia estatal de venta de alimentos (o permiso de establecimiento de alimentos). Normalmente la emite el Departamento de Agricultura del estado, a veces el departamento de salud del condado, y es la que detiene las ventas si se vence. Si haces catering, comidas preparadas o vendes alimentos en persona, el plan de Iris en tu panel te la pide con Agrega tu licencia de venta de alimentos hasta que haya una en la lista.
Después agrega las demás. Cada una tiene un tipo:
| Tipo | Qué es |
|---|---|
| Licencia de venta de alimentos | La licencia estatal de venta de alimentos al por menor o el permiso de establecimiento de alimentos |
| Licencia de procesamiento de alimentos | Una licencia de fabricación o procesamiento de alimentos, para alimentos que se venden al por mayor o se envían |
| Permiso de unidad móvil de alimentos | El permiso de un food truck, remolque o carrito |
| Permiso sanitario | Un permiso del departamento de salud del condado o de la ciudad |
| Registro de alimentos caseros | Un registro o permiso estatal de cottage food, para alimentos hechos en una cocina de casa |
| Certificado de gerente de alimentos | Un certificado de gerente en protección de alimentos. Pertenece a una persona |
| Tarjeta de manipulador de alimentos | Una tarjeta o certificado de manipulador de alimentos de alguien del personal. Pertenece a una persona |
| Licencia comercial | La licencia comercial general de tu ciudad o condado |
| Permiso de impuesto sobre las ventas | El permiso estatal que te autoriza a cobrar el impuesto sobre las ventas |
| Licencia de alcohol | Una licencia para vender o servir cerveza, vino o licores |
| Otro | Cualquier otra cosa. Ponle un nombre que reconozcas |
¿No es un negocio de alimentos? La lista funciona igual para una licencia comercial, un permiso de impuesto sobre las ventas o cualquier otra cosa que venza.
Agregar una licencia o permiso
Haz clic en Agregar licencia o permiso. Se abre un panel a la derecha.
- El tipo va primero, porque de él depende lo demás que pide el formulario. Un tipo conocido le pone su propio nombre a la licencia hasta que escribas el tuyo ("Licencia de venta de alimentos, cocina de Main St"). Otro te pide el nombre.
- Ubicación o Titular:
- En la mayoría de los tipos, elige la ubicación que cubre: una de tus bodegas (una cocina, una tienda, un food truck), o Todo el negocio.
- En un certificado de gerente de alimentos o una tarjeta de manipulador de alimentos, el formulario pide el titular: el nombre de la persona. No necesita ser usuario de Iraca, y el certificado de una persona no tiene ubicación.
- Número, Emitida el y Vence el. La mayoría de las licencias vencen: deja el vencimiento vacío solo si esta nunca vence, porque sin él no hay avisos.
- Organismo emisor, Estado y Condado o ciudad, para saber a quién llamar cuando toque renovar.
- Documento: la licencia en sí (consulta Documentos).
- Notas: condiciones, pasos para renovar, a quién llamar.
Haz clic en Guardar. Los propietarios y administradores pueden agregar y cambiar licencias. En un equipo con roles, puede hacerlo quien tenga en su rol el permiso de cumplimiento Gestionar planes, procesos y paquetes de inspección (el rol Responsable de cumplimiento lo tiene); quien tenga Ver registros de cumplimiento puede ver la lista y descargar los documentos.
La lista
Cada fila muestra el nombre, el tipo, la ubicación (o el titular, en el certificado de una persona), el número y la fecha de vencimiento con su estado:
- Válida: le quedan más de 60 días.
- Vence en 23 días: le quedan 60 días o menos. Vence hoy el último día.
- Vencida: la fecha de vencimiento ya pasó.
- Sin vencimiento: no tiene fecha de vencimiento.
Un icono de archivo indica que hay un documento guardado. Las que vencen antes aparecen primero.
Usa los filtros de arriba para acotar la lista por estado, tipo o ubicación. Requieren atención muestra las licencias por vencer o vencidas: es adonde te lleva la tarjeta de atención del panel. Archivadas y Versiones anteriores muestran las licencias que guardaste y las que renovaste.
Haz clic en una licencia para abrirla: sus datos, su documento, Renovar, Editar, Archivar y sus Versiones anteriores.
Avisos
Iraca avisa por correo a los propietarios y administradores de tu negocio cuando a una licencia le quedan:
- 60 días para vencer,
- 30 días,
- 7 días,
- y el día en que vence.
Todas las licencias que llegan a un aviso el mismo día van en un solo correo, en el idioma de documentos de tu negocio. Cada aviso se envía una vez por licencia. Si agregas una licencia que ya está cerca de vencer, solo recibes el último aviso al que llegó (una licencia agregada a 20 días del vencimiento recibe el correo de 30 días, luego el de 7 y luego el último).
Las licencias por vencer y vencidas también aparecen en Lo que te espera en el panel, en el indicador del menú lateral y en el resumen de la mañana (consulta Lo que te espera), hasta que las renueves o archives.
Cambiar la fecha de vencimiento de una licencia reinicia sus avisos desde la nueva fecha. Las licencias archivadas y las versiones anteriores nunca avisan.
Renovar
Cuando llegue la nueva licencia, abre la vigente y haz clic en Renovar. Escribe el nuevo número, las fechas y el documento; el tipo, el nombre, la ubicación, el titular y el organismo se conservan.
Renovar no sobrescribe nada. La licencia que renovaste se guarda, con su documento, en Versiones anteriores: un inspector puede pedirte la licencia del año pasado. Una versión anterior es de solo lectura, pero puedes seguir descargando su documento.
¿Renovaste por error? Elimina la nueva licencia: la versión anterior vuelve a ser la vigente.
Documentos
Adjunta la licencia en sí, un escaneo o una foto: PDF, JPEG o PNG, hasta 10 MB. Puedes adjuntarla al agregar la licencia, o después desde su panel (Subir documento, o Reemplazar documento si ya hay uno).
Los documentos son privados. No tienen enlace público; solo las personas de tu equipo que pueden ver el cumplimiento pueden descargarlos. Las licencias suelen llevar los identificadores de tu negocio y a veces la dirección particular de un propietario, así que se guardan como los certificados de reventa.
Reemplazar un documento elimina el archivo anterior. Para conservar el documento del año pasado, renueva la licencia en lugar de reemplazar su documento.
Ubicaciones
Una licencia puede cubrir una de tus ubicaciones: en Iraca, una bodega es cualquier lugar con su propio inventario, como una cocina, una tienda o un food truck. Una licencia sin ubicación cubre todo el negocio.
Cada bodega en Inventario → Bodegas muestra una lista corta de Licencias con un enlace a la página completa, filtrada por esa ubicación, para que un negocio con varios locales vea los permisos de cada uno donde lo gestiona.
Si eliminas una bodega, sus licencias no se eliminan: pasan a Todo el negocio, y el historial de la licencia lo anota.
Archivar y eliminar
- Archiva una licencia que ya no necesitas (un local que cerró, alguien del personal que se fue). Sale de la lista y nunca avisa. La encuentras con el filtro Archivadas y la recuperas con Restaurar.
- Eliminar es para una licencia agregada por error. También elimina el documento. Una versión anterior no se puede eliminar.
Relacionado
- Registro de instalación FDA: el registro FDA sigue en su propia página.
- Antes de empezar: qué tener a mano al configurar.
- Gestión de equipo: los roles y los permisos de cumplimiento.