Enviar Cotizaciones
Cotiza un precio, deja que el cliente lo acepte en línea y convierte la cotización aceptada en un pedido o una factura con un clic. Las cotizaciones son parte de la extensión Facturación y Contabilidad.
Crear una cotización
Abre Finanzas → Cotizaciones y haz clic en Nueva cotización. Elige el cliente, define por cuánto tiempo se mantiene el precio, y agrega tus líneas. Las cantidades y precios unitarios funcionan exactamente igual que en una factura.
Válida hasta por defecto son 30 días. Después de esa fecha el cliente ya no puede aceptar en línea —útil cuando tus propios costos cambian y no quieres que un precio de hace tres meses te llegue de vuelta.
Al igual que las facturas, las cotizaciones empiezan como borradores que puedes editar libremente.
Si usas Menús, el editor de cotizaciones tiene una fila Desde un menú que agrega un artículo del menú a su precio de menú. Una cotización lleva artículos de un solo menú, y al convertirla en pedido se conserva el menú.
Enviarla
Haz clic en Enviar al cliente. Iraca asigna un número de cotización, crea un enlace privado y le envía a tu cliente un correo con tu marca que incluye el PDF de la cotización adjunto.
El enlace abre una página donde pueden leer la cotización, descargar el PDF, y aceptar o rechazar —sin necesidad de iniciar sesión. Aceptar les pide su nombre escrito, que Iraca registra junto con la fecha. Un simple clic no es mucha evidencia de quién aceptó qué; un nombre y una marca de tiempo sí lo son.
Si rechazan, pueden decirte por qué. Ese motivo aparece en la cotización para que sepas si fue por precio, tiempo, o algo que puedes solucionar.
Verás cuándo el cliente abrió la cotización, así sabes que llegó.
Las cotizaciones nunca tocan tus libros
Una cotización es un precio, no una deuda. Nada de lo que hagas con una cotización —enviarla, que el cliente la acepte, dejar que expire— registra nada en tu libro contable, y las cotizaciones nunca aparecen en tu antigüedad de CxC ni en tus recordatorios.
No se debe nada hasta que emitas una factura. Ese es el momento en que se registra el ingreso.
Las cotizaciones tampoco reservan inventario. Cotizar 500 unidades no aparta 500 unidades, así que verifica la disponibilidad antes de prometer una fecha de entrega en un pedido grande.
Convertir una cotización en pedido o factura
Cuando el cliente dice que sí, abre la cotización y haz clic en Convertir. Iraca te pregunta en qué debe convertirse y te recomienda una de las dos opciones:
Crear un pedido de venta — para mercancía que todavía tienes que enviar. Iraca arma un pedido en borrador con el mismo cliente y las mismas líneas, y luego te lleva a él. De ahí sigue el camino normal: confirmarlo, surtirlo y enviarlo, y facturarlo. Eso es lo que saca el inventario del almacén, registra el costo de lo que vendiste y lleva la venta a tu contabilidad como corresponde.
Crear una factura — para servicios, honorarios y todo lo demás que no tiene nada que enviar. Iraca crea una factura en borrador con las mismas líneas y precios. Revísala, finalízala y envíala como de costumbre.
Iraca recomienda el pedido cuando alguna línea de la cotización nombra un producto, y la factura cuando ninguna lo hace. Puedes cambiar la recomendación: elige la factura, por ejemplo, para mercancía que ya enviaste y estás facturando después.
Por qué la mercancía debe pasar por un pedido
Facturar directamente una cotización de mercancía se salta todo lo que hace funcionar el inventario: nada sale de tus estantes, no se genera una lista de picking, no se asigna ningún lote y tu costo de ventas nunca registra la venta. Le estarías facturando al cliente producto que tu inventario todavía cree que tienes.
Los precios se vuelven a revisar al armar el pedido. Si definiste un precio mayorista o un descuento por volumen para ese cliente desde que salió la cotización, el pedido toma tu precio actual. Si no aplica ninguna lista de precios, se mantiene el precio cotizado: convertir nunca cambia en silencio una cifra que tu cliente ya aceptó. En cualquier caso el pedido queda en borrador, así que puedes ver qué dice antes de confirmarlo.
Una cotización se convierte una sola vez, y por un solo camino. No hay forma de crear accidentalmente dos deudas a partir de un solo acuerdo.
¿Convertir una cotización vencida? Iraca te pide que confirmes en lugar de rechazarlo. Honrar un precio que cotizaste hace seis semanas es una decisión comercial, y es tuya tomarla.
Puedes convertir una cotización que el cliente no ha aceptado formalmente —muchos acuerdos se cierran por teléfono.
Cuándo no es posible un pedido
Iraca rechaza la opción del pedido y te dice por qué, en vez de descartar algo en silencio. Eso pasa cuando:
- La cotización mezcla mercancía con líneas de servicio. Un pedido solo puede llevar productos, así que una línea de "Diseño de etiqueta a medida" no tiene dónde ir. Divide la cotización en una de mercancía y otra de servicios, o factura todo junto.
- Una línea tiene cantidad fraccionaria. El inventario se mueve en unidades enteras en todo Iraca, así que 2.5 cajas no pueden convertirse en una línea de pedido. Redondea la cotización, o factúrala.
- La cotización lleva envío, descuento u otros cargos. Los pedidos no tienen esos campos, y la factura que se genera a partir de un pedido no puede agregarlos después, así que el cargo simplemente desaparecería y facturarías de menos. Pásalo a una línea, o factura la cotización.
- Ninguna línea nombra un producto. No hay nada que un pedido pueda enviar. Ese es el caso de la factura.
En todos estos casos, la opción de factura está ahí mismo, en el mismo diálogo.
Lo que las cotizaciones aún no hacen
- Revisiones. No hay historial v1 → v2. Edita mientras sea un borrador; una vez enviada, duplícala en una nueva cotización para volver a cotizar.
- Aceptación parcial. El cliente acepta toda la cotización o ninguna. No pueden aceptar tres de cinco líneas.
- Firma electrónica. Un nombre escrito es el estándar de evidencia por ahora.
- Depósitos al aceptar. Aceptar una cotización no cobra dinero. Para catering, emite una factura de depósito desde el pedido una vez convertida la cotización: consulta Eventos de catering.
Qué sigue
- Crear Pedidos — dónde aterriza una cotización de mercancía
- Facturación a Clientes — convierte la cotización aceptada en una factura
- Antigüedad de CxC y Recordatorios de Pago