Antes de empezar: qué tener a mano
Configurar Iraca es más rápido cuando lo que te pide ya está a mano. Esta lista indica qué usa cada parte de la configuración, y para qué, para que lo reúnas antes de registrarte o antes de sentarte con el asistente de configuración.
No necesitas todo. Empieza por Para todos y luego lee solo las secciones que corresponden a tu forma de vender. Un negocio que revende productos terminados a consumidores nunca necesita las secciones de recetas, mayoreo o alimentos. Y nada de esto tiene que estar listo el primer día: puedes saltarte cualquier paso de la configuración y volver a él después.
Márcala en línea. La misma lista en iraca.app/es/antes-de-empezar muestra solo las secciones de tu forma de vender, recuerda lo que marcaste y se puede imprimir. Lo que dice "opcional" no hace falta para que Iraca funcione.
Para todos
Tu negocio
- ☐ El nombre legal del negocio, y el nombre con el que te conocen tus clientes si es distinto
- ☐ La dirección, el correo y el teléfono del negocio. Aparecen en tus pedidos, facturas y hojas de empaque
- ☐ Tu logo, como archivo de imagen (PNG o JPEG)
- ☐ La dirección de tu sitio web, si tienes uno. Iris lo lee y te sugiere tus productos y los datos del negocio para que los revises
- ☐ Tu país, moneda y zona horaria. Los precios, los reportes y "hoy" dependen de ellos
- ☐ Tu tasa de impuesto sobre las ventas, en porcentaje (por ejemplo
8.25). Iraca usa una sola tasa para todo el negocio. Consulta Impuesto sobre las ventas
Tus productos e inventario
- ☐ Una lista de tus productos: nombre, SKU, costo unitario y precio de venta. Sirve una hoja de cálculo con cualquier formato (CSV o Excel, hasta 5,000 filas); tú emparejas sus columnas con las de Iraca
- ☐ Dónde guardas el inventario: cada almacén, bodega o tienda, con su dirección
- ☐ Cuánto tienes hoy de cada producto, en cada lugar. Es tu inventario inicial
- ☐ Cuánto te costó cada unidad de ese inventario. Así se valora el inventario en tu contabilidad. También puedes registrarlo Sin costo, pero entonces no suma nada a tu contabilidad
Ahórrate escribir: si no tienes una lista de productos, te sirven las facturas de tus proveedores. El asistente de configuración puede leer PDF o fotos de ellas y convertirlas en proveedores e insumos, con el empaque en que compras y lo que cuesta una unidad.
Tu equipo
- ☐ El correo de cada persona que usará Iraca, y qué hace (almacén, ventas, cuentas…). Eliges su acceso al invitarla. Consulta Gestión de equipo
Tus licencias y permisos
- ☐ Tu licencia comercial, tu permiso de impuesto sobre las ventas y cualquier otra licencia o permiso que tengas: el número, quién lo emitió, cuándo vence, y un PDF o foto. Iraca los guarda todos con un aviso antes de que venza cada uno. Consulta Licencias y permisos
Recibir pagos con tarjeta o transferencia
Lo necesitas si tus clientes te pagan directamente con tarjeta o transferencia bancaria: en tu tienda en línea, en tu portal de clientes, por menús y catering, o en facturas. No lo necesitas si solo vendes en marketplaces como Amazon, o si solo facturas a clientes mayoristas a crédito.
Los pagos pasan por Stripe. Estos datos los escribes en las páginas de Stripe, no en Iraca. Iraca nunca ve ni guarda tu número de cuenta bancaria. Stripe suele pedir:
- ☐ El tipo de negocio (persona física, LLC, corporación…)
- ☐ Tu EIN (número de identificación de empleador). Una persona física sin EIN puede usar su número de Seguro Social
- ☐ La dirección y el teléfono del negocio, y tu sitio web o una descripción de lo que vendes
- ☐ Los números de cuenta bancaria y de ruta (routing) donde quieres recibir los depósitos
- ☐ De la persona que lo configura: nombre legal, fecha de nacimiento, domicilio y los últimos cuatro dígitos de su número de Seguro Social. Stripe puede pedir una foto de su identificación
- ☐ En una empresa, los mismos datos de cada persona que tenga el 25% o más de ella
Stripe decide qué pide, y puede pedir más. Toma unos minutos, y puede que Stripe siga revisando cuando vuelvas a Iraca. Los pagos con tarjeta a través de Iraca están disponibles en Estados Unidos. Consulta Pagos y Stripe.
Vender en persona
Para un mostrador, un puesto en un mercado o un food truck. La caja funciona en un teléfono, una tableta o una computadora. Consulta Configuración de POS.
- ☐ Desde dónde vende la caja. Un lugar con su propio inventario, como una tienda o un food truck, puede ser su propio almacén en Iraca, así su inventario se cuenta por separado
- ☐ Una línea para el encabezado de tus recibos, como el nombre de tu tienda o un agradecimiento
- ☐ Una cuenta de Stripe conectada, para cobrar con tarjeta (consulta Recibir pagos con tarjeta o transferencia)
- ☐ Para cobrar con tarjeta acercada o insertada: un lector inteligente de Stripe (BBPOS WisePOS E o Stripe Reader S700) y el código de registro que muestra su configuración
- ☐ Opcional: si también cobras con tarjeta en la terminal de Square o de PayPal, cuál, para que la caja pueda registrar esas ventas
Vender en marketplaces y tiendas en línea
Cada conexión pide su propio inicio de sesión o sus claves. Reúne las de los canales que usas. Al principio, conectar solo lee tus pedidos: nada de tu inventario llega a un canal hasta que actives la sincronización de inventario. Consulta Conectar un canal con Iris.
| Canal | Qué necesitas |
|---|---|
| Shopify | Tu acceso de administrador de Shopify. Inicias sesión con Shopify, sin copiar claves |
| TikTok Shop | Tu acceso de vendedor de TikTok Shop |
| WooCommerce | La dirección de tu tienda, y una Consumer Key y un Consumer Secret. Créalos en WordPress en WooCommerce → Ajustes → Avanzado → API REST, con permiso de Lectura/Escritura. Tienes que ser administrador del sitio |
| Amazon | Una cuenta de vendedor Profesional (no Individual), y tu Seller ID, Marketplace ID, y el LWA Client ID, el Client Secret y el Refresh Token de una aplicación de la Selling Partner API autorizada para tu cuenta |
| Walmart | Una cuenta de vendedor de Walmart Marketplace, y el Client ID y el Client Secret del Walmart Developer Portal |
| Etsy | Tu Shop ID, una API key de Etsy y un access token |
- ☐ Las claves o el acceso de cada canal que usas
- ☐ Tus SKU en cada canal. Los productos que tienen el mismo SKU en Iraca y en el canal se emparejan en un paso; el resto los emparejas a mano
- ☐ Qué almacenes surten cada canal, si tienes más de uno
Si fabricas lo que vendes (recetas y producción)
Solo si fabricas o armas tus productos. Desactiva las recetas si revendes productos terminados.
- ☐ De cada producto: los ingredientes o componentes, y cuánto lleva de cada uno un lote
- ☐ Cuántas unidades rinde un lote
- ☐ Cuánto pagas por cada ingrediente, y a qué proveedor. Las facturas de tus proveedores le dan ambas cosas a Iris
- ☐ Si llevas lotes (números de lote). Los necesitarás para la trazabilidad y los retiros, y un número de lote para el inventario inicial de cualquier producto que lleve lotes
Catering, comidas preparadas y venta de alimentos al público
Para empresas de catering, de comidas preparadas por semana, y negocios de alimentos que operan con una licencia estatal de venta de alimentos al público. Los menús, los pedidos de catering y las comidas preparadas por semana vienen con el complemento Menús. Consulta Menús.
Tu licencia
- ☐ Tu licencia o permiso de venta de alimentos al público: el número, la agencia que lo emitió (a menudo el Departamento de Agricultura de tu estado, a veces el departamento de salud del condado) y cuándo vence. Un food truck tiene además su permiso de unidad móvil de alimentos. Iraca los guarda con un aviso antes de que venza cada uno: consulta Licencias y permisos
Tus menús
- ☐ Los platillos de cada menú, agrupados en secciones (entradas, platos fuertes, postres…), y cualquier precio de menú distinto del precio habitual del producto
- ☐ Las etiquetas dietéticas y los alérgenos de cada platillo, y tu propio aviso de alérgenos si tienes uno
- ☐ Con cuánta anticipación hay que pedir cada platillo
Catering
- ☐ Tu mínimo de invitados y tu pedido mínimo, si los tienes
- ☐ Tu anticipo habitual (por ejemplo, el 25% o el 50% del pedido). Las facturas de anticipo necesitan el complemento Facturación
- ☐ Cualquier cargo por servicio que agregues a los eventos
Comidas preparadas
- ☐ Cuándo abren tus pedidos de la semana y su cierre: el último momento en que un cliente puede pedir
- ☐ Los días en que entregas o haces llegar los pedidos, y si cada uno es entrega a domicilio, recogida o ambos
- ☐ Tus lugares de recogida: nombre, dirección, y los días y horarios en que estás ahí. Consulta Recogida
Vender al por mayor (B2B)
Solo si vendes a tiendas, restaurantes o distribuidores. Reúne los precios en este orden: primero tu lista mayorista estándar, luego solo las excepciones. Es el orden en que Iraca los lee, así el trabajo es menor. Consulta Precios mayoristas.
Precios
- ☐ Tu precio mayorista estándar de cada producto, aparte de tu precio al público
- ☐ Precios por cantidad, si los ofreces (por ejemplo $9.00 c/u desde 25, $8.00 c/u desde 100). El escalón más bajo también es el pedido mínimo: si los precios empiezan en 25, nadie puede pedir 10
- ☐ Grupos de clientes que pagan las mismas tarifas (distribuidores, tiendas independientes…). En Iraca son grupos de precios
- ☐ Precios acordados con un cliente en particular. Ganan sobre los precios del grupo y los estándar
- ☐ Cualquier descuento porcentual para un cliente o un grupo. El porcentaje se descuenta solo de tu precio estándar; nunca se suma a un precio acordado
Clientes
- ☐ De cada cliente mayorista: razón social, persona de contacto, correo, y direcciones de facturación y envío
- ☐ Sus condiciones de pago (Neto 30, Pago contra entrega…). Puedes fijar unas por defecto para los clientes nuevos
- ☐ Su límite de crédito. En Iraca, un límite en blanco significa sin crédito, no crédito ilimitado
- ☐ Su certificado de reventa o de exención de impuestos: número, estado que lo emitió, y un PDF o foto
- ☐ Qué clientes tendrán acceso al portal para ver sus pedidos y facturas y volver a pedir
Tus reglas
- ☐ El monto de pedido, si lo hay, a partir del cual alguien debe aprobar un pedido antes de confirmarlo
Ahórrate escribir: las facturas que enviaste a tus clientes mayoristas pueden ir al asistente de configuración. Cada cliente se convierte en un cliente mayorista para que lo revises.
Consulta Configuración B2B y mayoreo.
Facturar y llevar la contabilidad
Solo si facturas a tus clientes o llevas tu contabilidad en Iraca.
- ☐ Las condiciones de pago que sueles dar. Iraca numera las facturas por ti
- ☐ Una lista de tus proveedores: nombre, contacto y correo
- ☐ Tus saldos iniciales el día en que empiezas (banco, lo que te deben tus clientes, lo que debes), de tu contador o de tu último balance. Los registras como un asiento contable. Consulta Asientos contables
- ☐ Para que tus clientes paguen facturas por transferencia bancaria: una cuenta de Stripe conectada (consulta Recibir pagos con tarjeta o transferencia)
Envíos
Los envíos funcionan sin ninguna cuenta de transportista: Iraca te compra las etiquetas con descuento. Necesitarás:
- ☐ Tu dirección de origen de los envíos
- ☐ Las medidas de las cajas y los pesos habituales de lo que envías
- ☐ Una tarjeta en la página de Facturación para recargar tu billetera de envíos, de la que se pagan las etiquetas. También puedes recargarla por transferencia bancaria
- ☐ Opcional: tu propio número de cuenta de UPS, FedEx o USPS, o una clave API de EasyPost, si prefieres usar tus tarifas negociadas. Consulta Usar tus propias cuentas de transportista
Entregar localmente con tus propios vehículos
- ☐ Dónde entregas: las zonas o distancias, y cuánto cuesta cada una
- ☐ El monto de pedido, si lo hay, a partir del cual la entrega es gratis
- ☐ Los días y horarios en que entregas
- ☐ El nombre de cada repartidor y un correo que revise en su teléfono. Los repartidores entran con un código que se les envía ahí. No ocupan un lugar en tu equipo
Consulta Configuración de entrega local.
Tu propia tienda en línea
- ☐ El nombre que quieres para la dirección de tu tienda (tunombre.iraca.app)
- ☐ Una foto y una descripción corta de cada producto que venderás ahí
- ☐ Cómo llegan los pedidos a los compradores: una tarifa de envío, lugares de recogida o entrega local
- ☐ Un correo del negocio al que puedan escribirte los compradores
- ☐ Una cuenta de Stripe conectada. Una tienda no se puede publicar sin ella
Consulta Configurar tu tienda en línea.
Email marketing
Solo si vas a enviar a tus clientes novedades y ofertas por correo desde Iraca, con el complemento Marketing para clientes. Iraca envía desde su propia dirección, así que no hay dominio ni DNS que configurar. Consulta Tu remitente de marketing.
- ☐ La dirección postal de tu negocio, en Configuración. La ley la exige al pie de cada correo de marketing, e Iraca no envía sin ella
- ☐ El nombre que tus clientes verán en su bandeja de entrada. Empieza siendo el nombre de tu negocio
- ☐ Una bandeja para las respuestas de tus clientes. Iraca le envía un código de 6 dígitos para confirmar que es tuya
- ☐ A qué clientes preguntar primero. A los clientes que traigas todavía no puedes escribirles: todos empiezan como "No aceptó", y solo el cliente puede decir que sí. Puedes enviarles un correo de confirmación, hasta 100 a la vez y una vez cada seis meses. Empieza por los clientes con los que has hablado hace poco, porque los rebotes y las quejas de spam pueden pausar tus envíos. Consulta A quién puedes escribir
- ☐ Si vendes en Shopify, los clientes que aceptaron allí cuentan como aceptados. En WooCommerce, solo cuenta la casilla que el plugin Iraca Connector agrega a tu pago
Alimentos que elaboras y empacas
Para alimentos que elaboras y empacas: en una planta, en una cocina compartida, o en casa bajo las reglas de alimentos caseros. Un negocio que no hace alimentos puede saltarse toda esta sección.
Tu licencia estatal de alimentos, si elaboras alimentos fuera de una cocina de casa:
- ☐ Tu licencia de procesamiento (o fabricación) de alimentos: el número, la agencia que la emitió (a menudo el Departamento de Agricultura de tu estado) y cuándo vence. Iraca te avisa antes de que venza: consulta Licencias y permisos
Registro de instalación ante la FDA, si tu instalación debe registrarse:
- ☐ Tu número de registro ante la FDA y el año en que lo renovaste por última vez. Consulta Registro de instalación ante la FDA, que también enumera lo que pide el formulario de la FDA si aún no te has registrado
Alimentos acidificados (salsas, encurtidos):
- ☐ De cada producto, su proceso programado de tu Autoridad de Procesos: el pH máximo, la temperatura mínima de llenado y cuándo toca revisarlo
- ☐ La carta de la Autoridad de Procesos de cada producto, en PDF. Consulta Cumplimiento FDA de alimentos acidificados
Alimentos caseros (hechos en una cocina doméstica):
- ☐ Tu estado
- ☐ Tus ventas anuales estimadas de alimentos caseros
- ☐ Dónde vendes (mercados de productores, puesto en la carretera, en línea, al por mayor)
- ☐ El permiso o registro de tu estado, si lo emite, y cuándo vence. Consulta Cumplimiento de alimentos caseros, y agrégalo a Licencias y permisos para recibir un aviso antes de que venza
Plan HACCP / de inocuidad alimentaria:
- ☐ Tu plan de inocuidad escrito actual, si tienes uno, y los pasos de tu proceso desde la recepción hasta el envío. Consulta Planes HACCP
Etiquetas:
- ☐ De cada producto: la lista completa de ingredientes, los alérgenos y el peso neto